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Dans n’importe quel secteur d’activité, suivre et améliorer la qualité de ses produits ou services est indispensable. Le secteur de l’éducation et de la formation n’y échappe pas. Le suivi de la qualité et l’évaluation des formations sont des enjeux cruciaux.
Le suivi qualité se formalise par une démarche qui permet de détecter les dysfonctionnements, mais aussi et surtout favoriser des mesures d’amélioration continue. L’amélioration continue est la finalité de toute démarche / tout processus qualité, or, il existe quelques bonnes pratiques à intégrer dans vos processus actuels pour initier davantage d’actions d’amélioration.
Comment construire une démarche qualité qui favorise l’amélioration continue ? Comment initier plus souvent des actions d’amélioration en continu ?
Dans cet article, on ne s’attachera pas à décrire les étapes primordiales d’un processus d’amélioration continue de la qualité (évaluation, traitement des appréciations) performant, mais à vous livrer quelques pratiques testées et approuvées qui vont enrichir vos processus qualité.
Au-delà des étapes classiques d’un processus d’amélioration continue, découvrez 8 astuces concrètes pour favoriser une culture de l’amélioration continue au sein de vos établissements.
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La notion d’amélioration continue est fondamentale à tout secteur d’activité, notamment celui de la formation professionnelle. Elle se formalise généralement par un enchaînement de tâches, permettant de faire ressortir des points d’attention et/ou d’amélioration. Elle consiste à mener des actions permanentes et durables afin d’améliorer l’ensemble des processus d’une organisation, en identifiant et éliminant les dysfonctionnements, mais aussi en renforçant les atouts.
Dans le secteur de la formation professionnelle, la loi du 5 septembre 2028 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a définitivement placé l’amélioration continue au cœur des enjeux qualité des prestataires de la formation, en conditionnant l’accès aux aides mutualisées et aux fonds publics à l’obtention d’une certification qualité, nommée Qualiopi.
Mettre en place un suivi qualité, c’est acter la volonté de s’améliorer en continu. Or, il existe des hacks et bonnes pratiques pour favoriser la prise d’actions d’amélioration, au-delà des processus d’amélioration continue classiques.
Découvrons ensemble notre top 8 (non exhaustif) de bonnes pratiques à tester au sein de vos établissements.
Voici quelques bonnes pratiques à découvrir, tester, mettre en place au sein de vos établissements pour favoriser une culture de l’amélioration continue, au profit de votre qualité.
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Dans tout processus qualité qui se respecte, notamment ceux qui concernent les prestataires de la formation assujettis aux exigences de la certification Qualiopi, les responsables en charge de la qualité vont collecter les feedbacks / avis de leurs parties prenantes pour évaluer la qualité de leurs formations et mettre en place des actions.
Satisfaction, évaluation des acquis, attentes & besoins… Chaque questionnaire / évaluation peut vous permettre d’initier des actions d’amélioration continue, et non pas que des actions de réparation / gestion des incidents. Chaque évaluation “qualité” (satisfaction, évaluation des acquis…) est donc une opportunité pour vous d’innover et de sortir de votre zone de confort.
Pour favoriser une culture d’amélioration au sein de vos établissements, voici une bonne pratique simple à tester : ajouter systématiquement une question dédiée à l’amélioration continue.
Prenons l’exemple suivant : Vous envoyez un questionnaire de satisfaction à chaud. Or, vos stagiaires / parties prenantes n’ont pas de réclamations ni de problématiques majeures à soulever, elles sont d’ailleurs plutôt satisfaites. C’est déjà un très bon point. Or, pourquoi s’en tenir à ça. Essayez d’ajouter une question de type “Merci pour ta réponse, as-tu des suggestions d’amélioration à nous partager ?” ou encore “Merci pour tes retours précieux. As-tu des idées ou des innovations à nous partager pour améliorer ton apprentissage / ton expérience ?.
Lorsque vos parties prenantes sont satisfaites, c’est justement l’occasion de les sonder sur des suggestions d’amélioration.
De belles initiatives peuvent être proposées. En ajoutant cette question, vous collectez des suggestions intéressantes à mettre en place et vous créez un terreau fertile pour innover dans le futur. Du point de vue de vos parties prenantes, vous avez la certitude de gagner des points et de voir leur satisfaction augmenter en mettant en place certaines de leurs propositions.
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Simple & efficace. Il s’agit d’un questionnaire unique et sans date de péremption à destination de vos bénéficiaires ou encore de votre équipe pédagogique.
Il permet simplement de faire remonter des idées, innovations, bonnes pratiques à tester, vous permettre d’innover et de rendre votre organisme de formation meilleur chaque jour. De plus, vous augmenterez significativement la satisfaction si vos répondants constatent une prise en compte de leurs idées et suggestions.
En début d’année ou à chaque rentrée, communiquez sur ce questionnaire, expliquez bien son utilité, sa localisation (site web, QR Code à scanner) et son objectif. L’objectif est de faire comprendre à vos parties prenantes qu’elles participent activement à l’amélioration de votre structure et que cet engagement leur sera bénéfique individuellement.
Les réponses collectées par ce questionnaire peuvent, par exemple, vous aider à répondre à une réclamation collectée lors d’une autre campagne. Elles peuvent aussi venir enrichir vos idées d’amélioration en cours ou encore tout simplement vous aider à initier des actions innovantes (lorsque vous avez davantage de bande passante).
PS : si vous mettez en place ce type de système, assurez-vous d’avoir les moyens (humains / financiers / temps) de prendre en compte les retours exprimés. Sinon, ce questionnaire n’aura que très peu d’impact.
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En partageant régulièrement vos résultats, quels qu'ils soient, vous serez surpris (positivement) des réactions de vos parties prenantes / équipe.
Déjà, cela prouve votre transparence et votre envie de bien faire. Comme le rappelle aussi Jonathan Pottiez, dans sa newsletter “Impact Formation”, notamment dans l’édition du 17 février 2025, le partage des résultats “encourage l’utilisation immédiate des données”.
Ce n'est pas tout : le partage des résultats permet d’insuffler de belles avancées.
À vous de bien communiquer ces résultats pour qu’ils ne desservent pas vos établissements, au contraire !
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Le traitement des réclamations est indispensable dans tout processus de gestion qualité qui se respecte. Or, les réclamations collectées sont parfois une opportunité d’aller plus loin.
Au lieu de résoudre simplement la réclamation, tentez d’innover, de rechercher des solutions plus pérennes dans le temps. Pour cela et dans chacune de vos enquêtes, posez des questions plus précises, creusez le sujet pour avoir un maximum d’éléments. Demandez aux répondants ce qui leur semblerait approprié comme action.
C’est d’ailleurs une pratique largement recommandée par les experts Edko, qui suggèrent d’intégrer des scénarios de questions qui s’activent à partir du moment où un répondant livre une réclamation / un dysfonctionnement. Dans ce cas, un ensemble de questions dédiées viennent creuser le sujet en profondeur, permettant de comprendre les raisons précises du mécontentement et de donner la parole aux répondants pour les engager dans la résolution du problème.
Résultat : au moment du traitement de la réclamation par votre équipe, vous avez du contenu pour aller plus loin.
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La reconnaissance est un leitmotiv inhérent à chaque collaborateur. Elle permet d’encourager et de récompenser la prise d’initiative.
En tant que professionnel de la qualité, il est parfois difficile de sortir la tête du traitement quotidien des appréciations. Une culture de l’amélioration / innovation se construit et se formalise. Pour cela, il est intéressant de travailler sur un modèle de récompenses axé sur la prise d'initiatives ou encore sur la mise en place d'améliorations durables, permettant aux équipes Qualité de se challenger jour après jour en voyant leur créativité & leur engagement légitimement être récompensés.
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Il s’agit d’un bon moyen pour initier des actions d’amélioration au quotidien.
Prenons un exemple :
Plusieurs stagiaires vous remontent des appréciations qui se recoupent (réclamations ou suggestions). Vous trouvez le sujet intéressant et avez déjà réfléchi à des manières de le traiter. Mais vous avez besoin de creuser davantage le sujet. Dans le cas où l’appréciation soulevée est pertinente, il est intéressant d’organiser un focus groupe pour échanger en profondeur sur la meilleure réponse à lui donner.
Ces “focus groupe” sont composés généralement d’un ou deux bénéficiaires, d’enseignants, d’un représentant du département qualité et de toute autre personne pertinente pouvant apporter une vision intéressante.
Ces moments d’intelligence collective permettent de faire émerger de belles idées, d’acter la mise en place d’une amélioration et de prouver votre envie de bien faire.
Afin de généraliser cette pratique, mettez-vous des objectifs de focus groupe sur l’année. Par exemple, vous pouvez initier 3 focus groupe sur l’année scolaire pour travailler sur des améliorations significatives (qui ont fait l’objet, par exemple, de plusieurs appréciations ou qui répondent à vos objectifs prioritaires).
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Sans veille, difficile de sortir des sentiers battus et d’innover. Une veille sur les dernières tendances et innovations pédagogiques (ou autre) permet d’avoir l’esprit vif et des idées neuves. De plus, cette veille peut également s’apparenter à un benchmark, en vous inspirant des innovations mises en place par d’autres établissements concurrents, un terreau fertile pour innover.
Pour véritablement intégrer cette veille dans votre démarche d’amélioration continue, il est nécessaire de la relier aux différentes appréciations collectées. Cette veille sectorielle inspire vos prises de décisions et vous aide aussi à prioriser vos actions d’amélioration.
Pour mettre en place cette veille en interne, n’hésitez pas à mettre en place des rituels, des moments de partage au sein de l’équipe qualité. En créant des rituels, vous encouragez vos équipes à veiller, innover et être porteuses d’améliorations significatives.
Au sein de notre logiciel de gestion de la qualité Edko, les utilisateurs ont accès à une section Veille, enrichie chaque jour par nos experts et les utilisateurs eux-mêmes. Ils peuvent annoter les dernières actualités et s’enrichir de ces ressources pour répondre aux appréciations collectées.
Envie de digitaliser votre gestion qualité ? Prenez rendez-vous avec les experts Edko !
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L’autoévaluation est une tendance pédagogique de 2025. L’autoévaluation est une manière de remettre l’apprenant au cœur de son apprentissage et le pousse à être un créateur de sa formation.
Du côté des équipes qualité, l’autoévaluation est une réelle opportunité de favoriser une culture d’amélioration continue et de suggérer des nouvelles idées à mettre en place. Les autoévaluations mettent en évidence certains dysfonctionnements structurels / améliorations intéressantes à mener que les équipes Qualité ne perçoivent pas nécessairement en menant leurs évaluations quotidiennes.
En fonction des méthodes utilisées, les autoévaluations viennent enrichir les appréciations collectées et permettent d’initier des actions saluées.
Ces autoévaluations peuvent être intéressantes à tester :
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Les processus qualité dans le secteur de la formation professionnelle sont chronophages. Créer et envoyer des questionnaires à la main… S’emmêler les pinceaux entre les différents outils de pilotage : Google Form, Excel, Power BI… Éparpiller les données, corriger les doublons, supprimer les fautes de frappe… Tout cela pour continuer de voir chuter les taux de réponse campagne après campagne…
L’enchaînement de tâches fait perdre un temps fou aux professionnels de la qualité, qui peinent à trouver du temps pour innover et mettre en place des actions d’amélioration. Pour répondre à ce problème structurel, Edko a créé le premier logiciel de gestion 100% sur-mesure et exclusivement dédié à la qualité dans l’éducation et la formation professionnelle.
Edko centralise et automatise toute votre gestion qualité pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : la recherche de solutions innovantes pour développer la qualité de vos établissements.
Finalement, une culture d’amélioration continue passe d’abord par des processus qualité bien rodés et une gestion quotidienne efficace.
Edko est un logiciel sur-mesure de gestion de la qualité pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.
La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.
Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.
Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.
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