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Dans le secteur de la formation professionnelle et de l'enseignement supérieur, la gestion de la qualité est un enjeu crucial. Or, elle demande un réel engagement des équipes Qualité, qui doivent mettre en place des processus complexes et chronophages pour piloter la qualité jour après jour et mettre en place une réelle démarche d’amélioration continue.
À ce titre, le développement des technologies d’automatisation est venu bouleverser positivement les processus qualité des organismes de formation / écoles. En effet, l'automatisation de la gestion qualité représente une avancée majeure, permettant d'optimiser les processus chronophages, de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité globale.
Les techniques d'automatisation consistent à utiliser des machines, des logiciels ou des systèmes informatiques pour accomplir des tâches qui sont habituellement réalisées par des humains. L'objectif principal est d'améliorer l'efficacité, la précision et la rapidité des processus. Elles peuvent parfois être corrélées à de l’IA, pour automatiser des tâches plus complexes, à l’image par exemple d’un chatbot qui répond aux questions des utilisateurs en utilisant du traitement de langage naturel. L’automatisation classique (sans IA) va, quant à elle, permettre d’automatiser des tâches plus chronophages, à l’image de la collecte des données, de la mise en place de visualisations et d’analyses sur-mesure…
Aujourd’hui, la plupart des logiciels de gestion sur le marché intègrent des techniques d’automatisation, avec ou sans IA. Par exemple pour gérer les inscriptions en automatisant le remplissage des formulaires d’inscription ou encore pour planifier les cours en automatisant la synchronisation des calendriers des formateurs avec les salles de cours. Mais qu’en est-il de son impact sur la gestion de la qualité ? Tel est le sujet de l’article du jour.
Avant de commencer, un petit mot sur Qualiopi pour rassurer les plus douteux ?
L'automatisation des processus qualité est de plus en plus reconnue par les auditeurs accrédités dans les audits Qualiopi. Les technologies d’aujourd’hui permettent de répondre efficacement aux exigences du Référentiel National Qualité, en garantissant, par exemple, une collecte et une analyse rigoureuses des appréciations (critère 7). Edko, par exemple, est une solution de gestion de la qualité créée avec l’aide d’un auditeur Qualiopi Afnor, preuve de l’engagement des auditeurs vers plus d’innovation dans les processus qualité. Cette reconnaissance positive des technologies par les auditeurs souligne leur impact bénéfique sur la gestion qualité. En adoptant l'automatisation, vous pouvez non seulement améliorer la qualité de vos programmes, mais aussi démontrer votre engagement envers les normes Qualiopi.
Dans cet article, Edko explore les avantages de l'automatisation dans le cadre de la gestion qualité, en se concentrant sur 3 aspects clés :
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En tant que Responsable Qualité / Formation, vous le savez mieux que personne. De la création des questionnaires jusqu’au traitement des réclamations / recherche de solutions, un grand nombre de tâches n’ont pas de réelle valeur ajoutée. Par exemple, nous pouvons citer les suivantes :
“En moyenne, les Responsables Qualité perdent environ 8h/semaine à gérer des tâches chronophages, pourtant essentielles dans le cadre d’une bonne démarche qualité. Cela leur laisse moins de temps pour se concentrer sur l’essence même de leur métier : la gestion des réclamations / l’amélioration en continu des formations qu’ils pilotent.” explique Rayan, cofondateur d’Edko
C’est là que l’automatisation devient intéressante !
⇒ L’automatisation de la collecte des données permet de centraliser les informations de manière rapide et précise. Cela permet de stocker simultanément des données venant de plusieurs sources comme les enquêtes de satisfaction, les évaluations, les feedbacks des apprenants, en évitant des pertes. Mais ce n’est pas tout.
⇒ Cette centralisation des données facilite l’analyse en temps réel. Par exemple, la solution Edko produit des analyses instantanées et sur-mesure, qui se mettent à jour automatiquement, offrant ainsi une vue d'ensemble immédiate de la performance des actions de formation.
Envie de digitaliser votre gestion qualité ? Prenez rendez-vous avec les experts Edko !
Le gain de temps est considérable, et la fiabilité des données est renforcée grâce à l'élimination des erreurs humaines. De plus, cette immédiateté permet d’améliorer la réactivité des départements qualité, qui peuvent gérer les réclamations en temps réel & améliorer en continu les prestations.
À bât les fichiers Excels qui regorgent de coquilles et de doublons ! À bât la multiplication d’outils et la perte de données ! À bas les analyses et visualisations qui "plantent" et ne se mettent pas à jour automatiquement !
L'automatisation de la collecte de données vous permet de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en ayant la certitude que les informations sur lesquelles vous basez vos décisions sont fiables et actualisées.
Selon Stéphane DIEBOLD, il s’agit d’ailleurs d’une tendance e-learning de l’année 2025. L’utilisation des fonctionnalités “data” des outils numériques (intégrant des fonctionnalités d’automatisation) permettrait aux responsables formation / qualité d’avoir un coup d’avance.
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Analyser en un clic votre qualité, c’est bien. Accélérer la prise de décision, c’est mieux !
Vous sélectionnez encore tous les commentaires de vos parties prenantes à la main ? Vous ne suivez pas le traitement des réclamations au jour le jour ?
En effet, les techniques d’automatisation peuvent améliorer considérablement la facilité de pilotage des projets / actions liés à la qualité.
⇒ Un tableau de suivi automatisé permet de prioriser les appréciations de manière objective et efficace. D’abord, les appréciations sont automatiquement remontées dans un tableau, ce qui évite des allers-retours et facilite le suivi des actions qualité. Les appréciations des apprenants / stagiaires et des formateurs peuvent aussi être classées en fonction de leur pertinence et de leur impact potentiel.
Cette priorisation aide les responsables de la qualité à se concentrer sur les aspects les plus critiques, améliorant ainsi la qualité globale de la formation.
Dans ce cas, l’IA générative peut être un allié de taille :
Comme l’affirmait Jonathan Pottiez dans son podcast “Retour sur les Attentes” et dans son épisode sur l’IA, “je trouve que l’IA peut avoir de l’intérêt sur de l’analyse de données” contrairement à son avis très tranché et négatif sur l’utilisation de l’IA générative en tant que conceptrice des évaluations.Dans sa dernière étude “comment l’intelligence artificielle va-t-elle impacter la vie des organismes de formation”, Digiforma met en évidence les chiffres suivants :
C’est pourquoi les outils d’automatisation sont devenus le béa-ba des organismes de formation. Ils permettent de déléguer la mise en place des processus d’automatisation à des spécialistes, qui proposent des outils efficaces et automatisent des tâches chronophages. Certains, à l’image d’Edko, sont spécialisés sur toute la partie gestion de la qualité et démarche d’amélioration continue pour proposer un accompagnement expert et sur-mesure sur ce sujet.
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En fonction du prompt et de vos propres critères, l’IA est un copilote de taille et accélère la prise d’actions. Ce n’est pas tout : elle peut enrichir vos réflexions et peut vous aider à répondre aux réclamations / suggestions d’amélioration. Pour aller plus loin, nous avons écrit un article à ce sujet.
Pour conclure, l’automatisation de la gestion qualité doit réellement être considérée par les équipes Qualité. Pour rester dans l’air du temps et ne pas se faire dépasser par la concurrence (très rude dans ce secteur d’activité), il faut percevoir les avantages d’une automatisation des processus qualité. Gain de temps, fiabilité des données, accélération de la prise de décision : les acteurs du développement des compétences peuvent améliorer significativement la qualité de leurs programmes et répondre aux exigences des normes Qualiopi. Il est donc essentiel de considérer l'automatisation comme un levier stratégique pour l'amélioration continue de la qualité éducative.
Edko est un logiciel sur-mesure de gestion de la qualité pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.
La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.
Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.
Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.
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