Vous êtes à la recherche de nouveaux modèles de questionnaires pour vos formations ? Nous vous comprenons. La création des questionnaires qualité est chronophage.
Beaucoup d’entre vous misent sur des modèles pour créer les meilleures enquêtes qualité et mesurer l’impact de leurs formations. Or, parier uniquement sur des modèles est rarement suffisant.
Quelles sont les bonnes questions à vous poser ? Que faut-il personnaliser dans un questionnaire ? Comment faire du sur-mesure ? Dans cet article, Edko vous explique comment créer un questionnaire efficace, sur-mesure, qui répond à vos objectifs qualité.
Vous êtes nombreux à utiliser l’outil du questionnaire en ligne pour mesurer l’impact de vos formations. Normal, le principe est formidable. En un clic, l’envoi d’une enquête digitale vous permet de recueillir les appréciations à un instant T d’un nombre illimité de parties prenantes, sur des sujets divers et variés. Or, pour avoir un réel impact sur la qualité de vos formations, la création de vos questionnaires ne doit pas être prise à la légère.
Lorsque vous misez sur l'outil du questionnaire en ligne, c’est l’intégralité de votre système qualité qui repose sur les réponses de vos enquêtes. Il s’agit donc d’une étape à chouchouter. Pour bichonner vos questionnaires qualité, il n’y a qu’un seul remède : le sur-mesure. Certes, les modèles de questionnaires (quand ils sont adaptés au secteur particulier de la formation) sont très utiles. Mais, ils ne sont pas suffisants.
Déjà, parce qu’un groupe d’écoles n’a pas les mêmes enjeux qualité qu’un formateur indépendant. De ce fait, les modèles de questionnaires sont utiles, mais pas adaptés à toutes les typologies d’organisations. Puis, parce que les prestataires de la formation n’ont pas les mêmes objectifs qualité. Un organisme de formation certifié Qualiopi ne cherchera pas à récolter les mêmes informations qu’un établissement qui n’a pas les mêmes contraintes qualité. Au contraire, cela n’empêche pas certains organismes non certifiés d’aller plus loin dans leur qualité et de développer un système de management robuste. Enfin, un questionnaire téléchargé depuis internet ne vous apportera, tel quel, jamais des réponses précises à vos questions du quotidien.
Bref, vous l’aurez compris, le sur-mesure est un élément central d’une bonne gestion qualité. En plus de répondre à vos enjeux spécifiques, une enquête sur-mesure vous permettra d’obtenir des taux de réponse et de complétion dignes de ce nom.
De notre côté, nous aimons voir les questionnaires en ligne comme une méthode et non comme une réponse pré-conçue. Pour réellement mesurer l’impact de vos formations, vous devez personnaliser ces modèles, même quand ils sont sectoriels, ou créer vos propres questionnaires spécifiques.
Pour illustrer notre propos, prenons un exemple : un modèle de questionnaire des besoins trouvé sur internet ne permettra peut-être pas à un formateur indépendant qui dispense des formations en ligne de poser les bonnes questions, ou du moins des questions spécifiques au format de sa prestation. Résultat : il passera sûrement à côté de réponses précieuses.
Le sur-mesure permet aussi et surtout d’obtenir plus de réponses qualitatives. Nous sommes tous submergés d’informations. Répondre à une enquête, c’est déjà une réelle preuve d’engagement de la part de vos parties prenantes. Alors, mettez-vous à la place des répondants ! Ne seriez-vous pas plus déterminé à répondre à une question spécialement conçue pour vous et qui est suivie d’actions concrètes ? L’énergie que vous mettez dans la création de vos questionnaires se ressentira ensuite dans les actions que vous allez mettre en place.
En résumé, chaque organisme de formation ou école a ses propres objectifs, ses propres infrastructures, ses propres moyens, ses propres indicateurs, et donc ses propres mesures d’impact. Créer un questionnaire sur-mesure, c’est vous assurer de collecter les réponses qui permettront réellement d’améliorer la qualité de vos formations et de mettre en place des actions utiles et appréciées de vos parties prenantes.
Pour illustrer ce propos, voici quelques chiffres issus de la communauté de partenaires Edko :
Rentrons maintenant dans le vif du sujet. C’est bien d’expliquer l’impact de la personnalisation, mais encore faut-il comprendre comment personnaliser vos évaluations qualité et donc vos questionnaires.
Chaque enquête qualité a son propre objectif.
Pour l’illustrer, voici quelques exemples :
En fonction de la direction choisie, vos questions seront fondamentalement différentes. Plus vous préciserez vos objectifs, plus vous aurez de facilité à identifier les bonnes questions pertinentes, qui vous apporteront les réponses à vos questions.
Il n’y a pas que vos stagiaires qui méritent d’être interrogés. Pour maximiser votre impact qualité, vous avez tout intérêt à sonder plusieurs de vos parties prenantes. Dans le cadre de la certification Qualiopi, le guide de lecture et son indicateur 30 vous imposent de recueillir les appréciations de quatre parties prenantes : les bénéficiaires, l’équipe pédagogique, les financeurs et les entreprises.
Pour maximiser la performance de vos enquêtes qualité, il est important d’adapter vos questionnaires à votre cible. De cette manière, elle se sentira concernée par vos questions et ses réponses auront un réel impact sur la qualité de vos formations.
Avant de créer une enquête, posez-vous les questions suivantes :
Pourquoi toutes ces questions ? D’abord, car elles vous permettent d’introduire l’enquête avec subtilité auprès de votre cible. Puis, parce que les questions de votre questionnaire pourront s’adapter au profil de votre cible.
Comment ? Voici quelques exemples :
N'oubliez pas ce chiffre : la personnalisation augmente de 15 et 20% vos taux de complétion des enquêtes.
Au-delà de la simple création des enquêtes, connaître votre cible vous permettra également d’adapter les conditions d’envoi, qui ont un impact dans l’augmentation de vos taux de réponse :
Peu importe la cible, il vous faut un outil intuitif pour conçevoir vos enquêtes. Optez pour des outils qui proposent des questionnaires simples et surtout… personnalisables.
Voici les features indispensables que doit contenir un outil de questionnaire en ligne :
Les questionnaires Edko en ligne sont 100% personnalisables. Envie de les découvrir ?
Certes, la personnalisation des questionnaires est nécessaire pour augmenter votre impact qualité, mais elle n’en reste pas moins chronophage. Mesurer la qualité d’une formation, ce n’est pas envoyer un simple questionnaire de satisfaction et le brandir fièrement aux organismes certificateurs le jour de l’audit Qualiopi. Pour une réelle amélioration de votre qualité, les mesures doivent être régulières. Elles rythment la vie des responsables qualité ou des directeurs d’école. Le quotidien devient vite ingérable, source de stress tandis que la qualité baisse, par manque de temps et d’actions immédiates.
Voici quelques conseils pour que la personnalisation de vos enquêtes ne vous rajoutent pas trop de charge.
1. Faites-vous accompagner par des experts :
La rédaction des question est une expertise à part entière, surtout dans le secteur très particulier de la formation professionnelle. Un petit détail peut réellement faire la différence. En une tournure de phrase, les réponses peuvent totalement changer. Et ne parlons pas des biais cognitifs qui biaisent vos enquêtes…
Si la méthode du questionnaire est LA méthode que vous avez choisie pour mesurer l'impact de vos formations, nous vous conseillons de vous faire accompagner dans le processus de création de vos enquêtes.
Chez Edko, nous accompagnons près de 250 partenaires à créer les meilleurs questionnaires (sur-mesure évidemment) pour leurs formations. Envie d’en discuter ?
2. Centralisez votre gestion qualité dans un outil de gestion qualité dédié
La création de vos questionnaires n’est que la première étape. Leur objectif est avant tout de vous donner des réponses afin que vous puissiez mettre en place des actions concrètes et efficaces !
Or, il est difficile d’y voir clair sans un outil de centralisation. Où se trouve les réponses du questionnaire de la semaine dernière ? Quelles sont les actions en cours ? Qui en est en charge ? Existe-t-il des actions en cours qui peuvent répondre aux dernières réclamations ? Bref, sans outil de suivi dédié, il est difficile de s’y retrouver.
Heureusement, les progrès technologiques permettent aux acteurs de la formation de s’appuyer sur des outils performants. Sur la partie gestion de la qualité, Edko en est l’exemple. Pour répondre à vos enjeux qualité, tout en améliorant l’expérience utilisateurs de vos parties prenantes, l’équipe Edko a créé une solution tout-en-un de management de la qualité basé sur la méthode du questionnaire en ligne. En plus d’être un outil de centralisation, Edko automatise toutes les micro-tâches ingrates qui vous empêchent de vous concentrer sur l’essentiel : la recherche de solutions d’amélioration innovantes.
Nous sommes conscients que ces tâches peuvent être chronophages et fastidieuses, et c'est pourquoi nous étions à la recherche de solutions innovantes pour automatiser une partie de ce processus tout en garantissant des résultats précis et fiables.” affirmait notre partenaire Julien Philipponneau, directeur de l’organisme Le Socle.
“Lorsque nous avons analysé la situation, un axe d'amélioration fut l'augmentation de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction afin que nous ayons la vue la plus fidèle possible. La rédaction de nos enquêtes faite par Rayan, co-fondateur d’Edko, nous a permis de formuler des questions pertinentes et précises, qui nous ont donné des informations clés pour évaluer la satisfaction de nos apprenants. (…) L’impact d'Edko sur notre entreprise s'est traduit par une amélioration significative de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction.” affirmait Maëlle Villaret, la responsable qualité satisfaction et employabilité chez Eureka Education.
Nous espérons que cet article vous donnera l’envie de personnaliser vos prochaines enquêtes qualité et d’implanter une réelle logique du sur-mesure à vos process qualité.
Edko est un outil tout-en-un pour mesurer l’impact de vos formations. Sondages, diffusion, analyse et traitements des réclamations de toutes vos parties prenantes, Edko vous accompagne à structurer et automatiser votre processus de gestion qualité. Envie de tester gratuitement notre outil ?
