Une fois le feedback reçu, accepté et partagé, l’objectif de la démarche qualité est de pouvoir s’appuyer sur les informations relevées et analysées pour les transformer en actions à réaliser. Il est important de bien savoir gérer les projets et actions qui conduisent vers une amélioration continue.
Dans cet article, nous vous expliquons comment utiliser la méthode SMART pour mettre en place des actions durables et atteindre vos objectifs d’amélioration continue.
La première étape de la gestion de projet et de l’amélioration continue est de fixer des objectifs intelligents qui nous permettent d’aller de l’avant. Pour cela, nous pouvons nous appuyer sur la méthode des objectifs SMART de Steffens G.
Pour optimiser vos chances de réussir, vos objectifs doivent être SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini.
Voici comment définir chacun de ces critères grâce à des exemples :
Votre objectif doit être clairement défini, c’est-à-dire suffisamment précis pour que l’on comprenne immédiatement le type d’actions à mettre en place pour l’atteindre.
« Augmenter le nombre de participants aux sessions en ligne » ou « Diminuer le temps de réponse aux questions des apprenants » ne sont pas des objectifs spécifiques.
« Augmenter de 30% le nombre de participants aux sessions en ligne » ou « Garantir une réponse dans les 24h ouvrées aux questions des apprenants » le sont davantage.
L’objectif mis en place doit être mesurable pour pouvoir contrôler les impacts de celui-ci. Si vous souhaitez accroître l’engagement de vos apprenants, quel indicateur allez-vous prendre en compte pour définir si votre objectif est atteint ou pas ?
Par exemple « Atteindre 60% de participations aux formations » est un objectif mesurable. À la fin de la période, vous pouvez facilement savoir s’il a été atteint ou pas.
S’il est important de se fixer des objectifs ambitieux, il est nécessaire qu’ils soient réalistes, afin de ne pas risquer de vous démotiver, de démotiver votre équipe ou vos apprenants.
L’objectif choisi doit être atteignable. Cela demande de vérifier que les ressources à votre disposition sont suffisantes pour atteindre l’objectif.
Vous devez tenir compte de vos ressources financières et humaines, de vos compétences, du temps ou encore de la conjoncture du marché. Si vous n’avez pas assez de ressources en interne pour atteindre vos objectifs, pouvez-vous recruter ? Sinon, pouvez-vous faire appel à un prestataire ? Si ce n’est pas le cas, vous devez peut-être revoir vos ambitions à la baisse, ou vous accorder plus de temps pour les atteindre.
Comment obtenir 30% de réponses en plus à vos questionnaires ? En plus d’être un objectif spécifique, celui-ci peut être atteignable grâce à nos 3 astuces à découvrir dans cet article ! Lire l’article !
Ce critère est régulièrement confondu avec « Atteignable », mais il s’attache davantage à la pertinence de vos objectifs par rapport à votre stratégie globale.
Il est nécessaire de différencier un objectif parfait mais utopique d’un objectif moins ambitieux mais réaliste. Le but est de savoir si vos objectifs sont réalisables et pertinents par rapport à votre situation.
Enfin, il est important de vous fixer des objectifs temporels, une deadline à laquelle vous déterminez si votre objectif a été atteint ou pas.
Cette définition d’une date butoir permet de vous concentrer sur certains objectifs, de les hiérarchiser et de motiver vos équipes à des instants donnés. Le risque en ne choisissant pas de date de fin est d’oublier la réalisation de certains objectifs, en se disant qu’on aura le temps, plus tard, de s’en occuper.
Enfin, nous vous recommandons de communiquer sur vos objectifs auprès de vos apprenants. Cette étape permet d’engager l’ensemble de vos acteurs : salariés, formateurs et apprenants autour de ses objectifs. Aussi vos apprenants apprécieront la prise en compte de leurs feedbacks en actions concrètes.
Se fixer des objectifs SMART, c’est économiser du temps et de l’argent tout en garantissant la réussite de vos projets.
La méthode comporte de nombreux avantages :
« En utilisant un seul canal (Groupe LinkedIn par exemple) pour centraliser les questions, nous augmentons le nombre de questions. Nous devons cependant assurer des réponses rapides et efficaces pour satisfaire les apprenants et assurer la continuité de leur apprentissage. »
Comment établir un objectif smart ?
Cet objectif peut se traduire ainsi :
Spécifique : Nous répondrons immédiatement à toutes les questions des apprenants et résoudrons les problèmes dans les 24 heures suivant leur réception.
Mesurable : Les questions auront reçu une réponse dans les 24 heures suivant leur publication par un formateur de l’organisme.
Atteignable : Nous aurons suffisamment de membres de l’équipe de formation pour respecter les délais de réponse et de résolution.
Réaliste : L’amélioration des délais de réponse et la relation avec les apprenants sont essentielles pour notre organisme de formation. Par conséquent, nous devons montrer cette qualité à tous nos apprenants.
Temporellement défini : Les délais de réponse seront examinés chaque mois pour vérifier leur conformité. Si les objectifs ne sont pas atteints, nous mettrons en œuvre des mesures d’amélioration qui permettront de rétablir les niveaux de service avant la prochaine évaluation mensuelle.
Une fois vos objectifs SMART fixés :
Et bien entendu, continuez de communiquer à chacune de ces étapes ! Une communication claire et transparente est la clé d’une stratégie d’amélioration continue réussie !
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