Les enquêtes de satisfaction sont un outil essentiel pour évaluer l'efficacité des formations de votre organisme.
Cependant, la qualité des résultats, de l’analyse et des actions d’amélioration dépendent en grande partie de la qualité des questions posées. Pour que ces enquêtes soient utiles et fournissent des informations précieuses pour améliorer vos formations, il est important d'éviter certaines erreurs lors de la rédaction du questionnaire.
Dans cet article, nous examinerons les erreurs fréquentes à ne pas commettre lors de la rédaction d'un questionnaire de satisfaction mais aussi celles à ne pas faire dans les étapes de diffusion, d’analyse et d’action d’amélioration.
Avant de commencer, rappelons brièvement les 4 phases du cycle d’amélioration continue d’un organisme de formation :
Chacune de ces phases est essentielle pour la réussite de vos enquêtes de satisfaction.
C’est pourquoi il est important de ne pas tomber dans le piège de certaines erreurs qui reviennent régulièrement.
Il existe 5 types de questions que vous pouvez intégrer dans vos questionnaires. Chacun de ces formats remplit un objectif différent et vous donnera des informations différentes.
Il est important de bien connaître ces différents formats et de les utiliser correctement pour garantir des résultats cohérents et pertinents.
💡Pour en savoir davantage sur les 5 types de questions ⇒https://www.edko.io/post/evaluation-de-vos-formations-5-types-de-questions-indispensables
💡 Cet article vous en dit plus sur les erreurs à éviter pendant la rédaction d’un QCM https://www.edko.io/post/3-erreurs-a-eviter-lors-de-la-redaction-dun-qcm
Lorsque vous rédigez un questionnaire de satisfaction pour évaluer les formations de votre organisme, éviter de poser des questions ambiguës ou confuses, car cela peut prêter à confusion pour les apprenants et fausser les résultats.
De même, il est important de poser des questions spécifiques et individuelles plutôt que des questions générales et groupées. Cela permet d'obtenir des informations plus précises et exploitables par la suite.
De plus, la formulation et le choix des mots utilisés dans les questions sont également très importants, car cela peut influencer les réponses des apprenants, c’est pourquoi il faut éviter à tous prix les biais cognitifs suivants :
💡 Cet article vous en dit plus sur les biais cognitifs ⇒https://www.edko.io/post/enquete-de-satisfaction-les-4-astuces-pour-eviter-les-biais-dans-vos-questions
Il est également crucial de mesurer l'importance de chaque question pour éviter d'encombrer les apprenants avec des sujets qui ne sont pas pertinents. Ne posez pas de questions sur lesquelles vous n’avez pas d’influence dans le cadre de l’amélioration de vos formations.
Si vous n’avez pas de contrôle ou d’influence sur un sujet, mieux vaut éviter de l’aborder car vous ne pourrez pas l’intégrer dans vos actions d’amélioration continue.
Vos questions doivent concerner des sujets où vous pouvez réellement enclencher des ajustements et changements.
Formalisez vos objectifs, cela vous permettra de ne pas vous perdre dans vos questions et de rester concentré sur l’essentiel.
Pour ce faire, vous devez bien connaître vos apprenants en amont avant d’adapter les questions :
💡Voici un article qui vous en dira plus sur la préparation de vos enquêtes ⇒https://www.edko.io/post/comment-bien-rediger-son-enquete-de-satisfaction
La diffusion de vos questionnaires de satisfaction est une étape clé pour atteindre efficacement vos apprenants.
Pour maximiser le taux de réponse et obtenir des résultats pertinents, il vous suffit d’être vigilants sur certains points :
En diffusant vos questionnaires à des moments inopportuns, vous diminuez vos chances d’atteindre le plus de personnes possible. Cela dit, tout dépend de votre cible, le moment T peut varier d’une cible à une autre, d’où l’importance de bien connaître vos apprenants dans l’étape de préparation.
En gardant ce critère à l'esprit, vous pourrez optimiser votre travail et atteindre vos objectifs plus facilement.
De plus, dépendant de ce que vous désirez récolter comme réponse, vous devez également choisir entre diffuser votre questionnaire de satisfaction à chaud ou à froid suivant la formation.
💡 L’article qui vous explique tout sur le bon timing ⇒ https://www.edko.io/post/enquete-de-satisfaction-tout-est-une-question-de-timing
Évitez les courriers ou le téléphone et favorisez plateformes digitales qui vous permettront d’interroger un plus grand nombre de personnes et ainsi faciliter la collecte et l’analyse des résultats.
En s'assurant que les apprenants peuvent facilement y accéder et le remplir en toute simplicité. Il est également important de personnaliser l'e-mail d'invitation à la participation pour expliquer le but du questionnaire et encourager les participants à y répondre.
💡 Pour en savoir plus sur les différents canaux de diffusion, n’hésitez pas à lire cet article ⇒https://www.edko.io/post/4-canaux-de-diffusion-pour-atteindre-efficacement-vos-apprenants
Il est recommandé de faire des relances pour assurer le plus grand taux de complétion possible. Et même si le but n’est évidemment pas de les oppresser, les bénéfices de la relance dépassent généralement les risques de désagrément engagés envers votre cible.
À chaque relance, il est important de rappeler pourquoi ils ont intérêt à participer, dans quel but vous collectez des informations et les mesures incitatives que vous proposez si toutefois vous en proposez.
Quelques astuces pour faire des relances bien mesurées :
💡 Pour en savoir plus sur les relances, voici un article qui pourra vous aider ⇒ https://www.edko.io/post/questionnaire-de-satisfaction-avez-vous-pense-a-la-relance
Enfin, il est essentiel de respecter la confidentialité des apprenants en garantissant que leurs réponses ne seront pas utilisées à d'autres fins que l'évaluation de la formation.
Sachez qu’il est recommandé de communiquer les résultats aux apprenants pour leur montrer que leur avis a été pris en compte et pour améliorer l'engagement des apprenants pour les prochaines formations.
Le nombre de réponses obtenues n’est que très rarement le même que le nombre de répondants. Vous allez trouver des réponses incomplètes ou trop neutres pour pouvoir les prendre en compte. C’est pourquoi il est important de s’assurer que le taux de réponse soit suffisant pour mener à bien votre analyse et de vérifier la fiabilité et la qualité des résultats. Pour ce faire, vous devez déterminer :
💡 Cet article vous explique comment vérifier la fiabilité de vos résultats ⇒https://www.edko.io/post/comment-verifier-la-fiabilite-de-vos-donnees
L’analyse des questions ouvertes (aussi appelées “Verbatim”) les unes après les autres est certes très chronophage mais indispensable puisqu’elle vous permettra d’identifier immédiatement d’éventuelles cohérences de réponses ou bien à l’inverse des contradictions notables.
💡 Retrouvez tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet ⇒https://www.edko.io/post/comment-analyser-les-verbatims-de-vos-enquetes-de-satisfaction-post-formation
Il est nécessaire de croiser vos données entre elles pour toujours plus de pertinence.
Pensez bien à étudier les résultats récoltés en les croisant avec d’autres questionnaires comme par exemple des anciennes enquêtes. Observez comment une information obtenue évolue à travers le temps.
Ne vous concentrez pas uniquement sur un seul aspect de la formation, analysez les réponses de manière globale.
💡 Cet article vous en dit plus sur l’analyse des données récoltées ⇒https://www.edko.io/post/guide-analyser-les-resultats-recoltes-qualitative-quantitative-questions-specifiques
Un fois que votre enquête de satisfaction est terminée, vous devez passer à la mise en place d’une stratégie d’amélioration de vos formations.
Faites un rapport des réponses obtenues lors de l'enquête de satisfaction, et ne pensez pas à argumenter les commentaires négatifs ou à préparer votre défense mais prenez le temps d’intégrer le commentaire dans son ensemble.
Recevez le feedback de manière positive et comme marque de confiance qui vous permettra d’aller de l’avant. Aussi, n’oubliez pas de remercier vos apprenants d’avoir pris le temps de vous donner des réponses sincères et élaborées.
💡 Voici un article qui vous en dit plus sur la gestion du feedback négatif ⇒https://www.edko.io/post/enquete-de-satisfaction-de-vos-formations-comment-gerer-le-feedback-negatif-de-vos-apprenants
Ne vous arrêtez pas aux stratégies que vous aviez déjà pré-définies à l’avance mais adaptez-les aux réponses de vos apprenants, montrez que vous êtes à l’écoute et que vos actions d’améliorations reflètent directement vos enquêtes de satisfaction.
Aussi pour fixer des objectifs intelligents qui vous permettront d’aller de l’avant, vous pouvez vous appuyer sur la méthode des objectifs SMART de Steffens G.
💡 Ici vous retrouverez un article sur comment mener à bien des actions d’amélioration ⇒https://www.edko.io/post/comment-mener-des-actions-d-amelioration-au-sein-de-votre-etablissement-de-formation-la-methode-smart
Montrez à vos apprenants et vos équipes que leurs avis ont été pris en compte afin de les motiver pour les prochaines formations.
Suivez l'évolution de l'efficacité des actions d'amélioration mises en place grâce à la méthode Kanban. Cette méthode interactive vous permettra d’observer rapidement et simplement l’évolution des tâches ainsi que leurs natures.
💡 Voici un guide complet pour assimiler la méthode Kanban ⇒ https://www.edko.io/post/suivez-vos-actions-damelioration-continue-avec-la-methode-kanban-un-guide-complet
En conclusion, si les phases de construction des enquêtes de satisfaction sont réalisées de manière structurées et bien pensées, vous aurez toutes les cartes en mains pour mener à bien des actions d’amélioration continue qui vous permettront de vous démarquer dans votre domaine d’expertise.
Pour éviter les erreurs courantes, il est important de bien rédiger le questionnaire en évitant les questions fermées ou ambiguës, de le diffuser au bon moment et aux bons apprenants d'analyser les réponses de manière globale en prenant en compte le contexte et en croisant les données avec d'autres indicateurs, et de mettre en place des actions d'amélioration qui répondent aux besoins réels des apprenants.
En suivant ces bonnes pratiques, vous pourrez maximiser l'impact de votre organisme de formations et ainsi améliorer l'expérience de vos apprenants lors de vos formations.
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