Évaluation formation : modèles et typologies de questionnaires

Quel est le degré de satisfaction de vos stagiaires ? De vos formateurs ? De vos partenaires ? Comment savoir ce qu’il faut améliorer en priorité ?

Gérer un organisme de formation n’est pas une mince affaire. Ces questions, tous les responsables qualité et responsables pédagogiques se les posent. La meilleure manière d’y répondre est de demander aux intéressés.

Les questionnaires d’évaluation formation sont primordiaux pour prendre le pouls de vos parties prenantes et pour vous améliorer en continu.

Pourquoi utiliser les questionnaires d’évaluation formation ? Comment les créer ? Quels sont les types de questionnaires qui existent dans le secteur de la formation ? Quelles sont les questions types ?

Dans cet article, on vous explique tout ce qu’il faut savoir sur les questionnaires d’évaluation formation. Mais surtout, on vous livre des modèles concrets de questionnaires à réutiliser (à la fin de l’article).‍

Questionnaire d’évaluation formation : de quoi s’agit-il ?

Les questionnaires formation sont utilisés pour connaître l’avis de vos parties prenantes.

Que vous vendiez un service ou un produit, votre objectif est de rendre vos utilisateurs heureux et satisfaits. Des clients heureux = des recommandations qui vous ramèneront de nouveaux clients.

C’est la même chose pour un organisme de formation. Certes, votre mission est de former des étudiants. Mais, vous êtes également une entreprise dont l’objectif est de vendre. Vous avez donc intérêt à savoir ce qui attire votre clientèle, pour en tirer tous les avantages et vous démarquer de la concurrence.

L’objectif des questionnaires est de vous assurer que vos parties prenantes soient séduites par ce que vous leur proposez. Dans le cas où elles ne le sont pas, les enquêtes formation vous aiguillent sur des axes d’amélioration et des actions à mettre en place en priorité.

Les questionnaires de formation sont donc un moyen de prendre la température, de capter les ressentis des stagiaires et d’opérer des actions correctives d’amélioration.

Quels sont les critères d'évaluation d'une formation ?

‍

Dans le domaine de la formation, plusieurs critères sont possibles à évaluer.

Gardez en tête que vous ne pourrez jamais évaluer en one-shot l’intégralité de vos formations. Connaître les critères d’évaluation d’une formation, c’est vous aider à clarifier vos objectifs et à créer le questionnaire qui répondra le mieux à vos attentes.

Voici les principaux critères d’évaluation d’une formation :

• La pédagogie : le contenu des formations, les cas pratiques, les ateliers, la théorie, l’animation, l’enchainement et le timing des formations

• Les moyens pédagogiques : les salles de cours, les lieux de vie, la localisation, la propreté, la qualité du matériel informatique, etc.

• Les acteurs de la formation : les formateurs, mais aussi les partenaires, les intervenants, le personnel de l’établissement, les financiers, les commanditaires, les partenaires entreprises

• L’ambiance : la vie sur le campus, les relations stagiaires formateurs, la vie en communauté au sein de l’établissement

• La logistique : l’organisation des cours en distanciel / présentiel, l’inscription, les réunions d’information, la durée de la formation, les repas, etc.

• La satisfaction générale des stagiaires : Le programme colle-t-il à leurs attentes ? Les objectifs pédagogiques ont-ils été atteints ? Comment se passe la recherche d’emploi ? Leur formation a-t-elle été pertinente par rapport à leurs ambitions professionnelles ?

Attention, n’évaluez jamais un critère sur lequel vous n’avez pas d’impact ni de possibilité d’action. C’est une perte de temps.

Définissez vos objectifs en profondeur

‍

Une fois que vous avez identifié un critère d’évaluation, réfléchissez à l’objectif de cette évaluation. Toute la logique de création de votre questionnaire dépendra des données que vous souhaitez collecter à cette fin.

Posez-vous les questions suivantes :

• Pourquoi voulez-vous recueillir l’avis de vos stagiaires ? (obtention label qualité Qualiopi, amélioration continue, satisfaction après lancement d’une nouvelle offre, …)
• Que souhaitez-vous apprendre de vos étudiants ? Avec quel niveau de détails ?
• Que souhaitez-vous mesurer ? À quelle fréquence ?
• Quelles actions aimeriez-vous mettre en place à partir des données recueillies ?

Voici quelques exemples de solutions d’amélioration :

• Refonte des timings d’une formation
• Ajout de cas pratiques et de mises en situation dans un cours
• Remplacement d’un(e) intervenant(e)

Quelles sont les cibles des questionnaires d’évaluation formation ?

Voici les différentes cibles d’un questionnaire d’évaluation formation :

• Stagiaires
• Intervenants extérieurs
• formateurs
• employés administratifs
• Financeurs, commanditaires
• Entreprises partenaires
• Comité de direction de l’établissement

Faites des recherches approfondies pour mieux comprendre votre cible.

Voici quelques questions à vous poser sur votre cible :

• Est-elle composée de femmes ? D’hommes ?
• Quelle tranche d’âge ?
• Quelles sont ses passions ?

Dans vos questionnaires, adaptez votre ton et vos tournures de phrases. Utilisez des références. Montrez que vous connaissez votre cible. Vos enquêtes auront un bien meilleur taux de réponse.

Gardez en tête une chose fondamentale : répondre à un questionnaire, c’est du temps. Donnez envie à votre cible de prendre ce temps pour vous aider. Faites lui comprendre que c’est pour elle que vous faites ça. Assurez-vous qu’elle passe un bon moment.

Quels sont les différents types de questionnaires pour évaluer une formation ?

On entre enfin dans le vif du sujet.

Il existe plusieurs formes de questionnaires, qui répondent chacun à des objectifs bien précis :

• Le questionnaire d’évaluation des attentes/besoins des stagiaires : ce questionnaire permet de comprendre les attentes des stagiaires par rapport à votre formation, de savoir si votre formation y répond et d’en adapter en amont certains pans pour mieux satisfaire vos futurs utilisateurs.

• Le questionnaire d'évaluation formation à chaud : il a pour objectif de sonder la satisfaction de vos parties prenantes à chaud (suite à une formation par exemple) et de détecter rapidement des problèmes qui nécessiteront des actions correctrices immédiates. Ces questionnaires servent à agir vite. Vous identifiez des dysfonctionnements ? La formation ne couvre pas certains besoins d’apprentissage ? Vous allez enclencher des actions correctives rapides pour rectifier le tir.
  ‍
• Le questionnaire de satisfaction formateur ou bilan pédagogique formateur : il a pour objectif de sonder vos formateurs et de détecter rapidement leur satisfaction et celle de vos stagiaires. Retrouvez notre modèle de questionnaire de satisfaction formateur.

• Questionnaire de satisfaction à froid : un questionnaire diffusé à froid permet de visualiser l’expérience vécue par vos apprenants avec plus de recul. Il a l’intérêt de vous donner une vision plus globale de la satisfaction.

• Questionnaire de suivi alumni : il permet de connaître l’impact de vos formations dans le temps. Quelle est l’évolution de vos stagiaires après la formation ? En fonction des réponses, vous pourrez améliorer l’existant pour mieux répondre à vos promesses ou utiliser les retours positifs comme des arguments de réassurance marketing.

• Questionnaire de validation des acquis : il porte sur les connaissances acquises par les stagiaires pendant la formation. Il vous permet de vous assurer que toutes les bases ont bien été assimilées.

• Enquête commanditaires / financeurs : elle est utile pour sonder la satisfaction des échanges et la qualité de la relation de travail avec les organismes qui commandent des formations auprès des organismes de formation. Par exemple : l’OPCO.

• Enquête entreprise : elle sert à vérifier que l’insertion de l’apprenant en entreprise se déroule bien et à confirmer que la gestion administrative entre l’école et l’entreprise (contrats, etc) se déroule sans accroc.

• Questionnaire de retour à l’emploi et insertion : il permet d’évaluer l’impact de la formation sur l’insertion professionnelle et de détecter certains dysfonctionnements.

Cette liste n’est pas exhaustive. Vous pouvez construire des questionnaires personnalisés et sur-mesure, qui répondront davantage à vos besoins. Dans ce cas, on vous recommande de vous faire accompagner par des experts dans le secteur de la formation.

Comment mettre en place un questionnaire de satisfaction ?

Connaître les types de questions à poser pour évaluer une formation

Une fois que vous avez bien en tête vos objectifs et les types de questionnaires qui existent pour y répondre, il est temps de passer à la phase de création des questions.

En fonction des données que vous souhaitez collecter (quantitatives et qualitatives), plusieurs types de questions s’offrent à vous. Chacune d’entre-elles vous apportera des éléments de réponse différents.

• QCM ou Questionnaire à Choix Multiple : Le QCM est un type de question très fréquemment utilisé dans les enquêtes. Il permet de regrouper les réponses sous des items, qui facilitent l’analyse.

• Les questions fermées : questions avec des réponses prédéfinies, vous permettant de cibler le résultat attendu.

• Les questions pour calcul du NPS : Le Net Promoter Score (ou NPS) est un indice qui permet de mesurer le taux de recommandation de votre formation. Exemple : “Recommanderiez-vous cette formation à votre entourage, sur une échelle de 0 (pas du tout probable) à 10 (très probable) ?

• Les questions pour calcul du CSAT  : le CSAT est un indicateur de satisfaction client utilisable pour évaluer la satisfaction de vos stagiaires. Il regroupe la proportion de répondants se disant satisfait et très satisfait. Exemple : “De manière générale, de 1 à 5, êtes-vous satisfait par la formation que vous venez de suivre ?”

• Questions avec réponses à cocher : pour obtenir des éléments quantitatifs sur l’expérience
• Questions ouvertes impliquant une saisie de texte : pour récolter le feedback spontané des parties prenantes. Elles sont utiles pour mieux comprendre certaines notes attribuées et récolter des suggestions d’amélioration. C’est aussi une manière de récupérer des verbatims positifs, qui sont intéressants à réutiliser dans un but marketing.

• Note ou classement

• Matrice

• Les scénarios : ils permettent de créer des chemins personnalisés et de récupérer de la donnée plus précise. Par exemple, si un de vos apprenants répond “5” à la question “De manière générale, de 1 à 5, êtes-vous satisfait par la formation que vous venez de suivre ?“ alors certaines des questions suivantes seront adaptées à son expérience positive. Si le stagiaire attribue une note basse, alors il n’aura pas la même suite de questionnaire.

Combien de questions pour un questionnaire d’évaluation efficace ?

Pour obtenir un taux de réponse élevé, créez des questionnaires courts et intuitifs. Le temps de réponse ne doit pas dépasser deux minutes.

Quelques conseils :

• Expliquez clairement l'objectif du questionnaire
• Expliquez en quoi les réponses sont utiles pour votre organisme de formation
• Limitez le nombre de questions : 10 questions est une bonne moyenne.

Exemples de questionnaires d’évaluation formation :

Retrouvez ici des exemples de questionnaires d’évaluation formation, réalisés par nos experts.

Exemple questionnaire de satisfaction pour sonder les stagiaires sur la pédagogie : 12 questions

Nota bene : pour chaque réponse égale ou inférieure à 3, toujours creuser pour avoir des explications qualitatives.

• Sur 5, comment noteriez-vous l’expérience globale du cours “Marketing” (remplacer par le cours de votre choix) ?

• Comment qualifierez-vous l’équilibre entre apports théoriques et exemples / application ?

• Les supports pédagogiques étaient-ils adaptés et ont-ils aidé à la compréhension ?

• Si non, pourquoi ?

• Les explications données par l’enseignant étaient-elles claires ?

• Si non, pourquoi ?

• L’enseignant était-il disponible pour répondre à vos questions ?

• Si non, pourquoi ?

• Pensez-vous avoir assimilé les principaux enseignements du cours ?

• Si non, pourquoi ?

• D’après vous, quels sont les points forts du cours "Marketing" (remplacer par le cours de votre choix) ?

• D’après-vous, quelles sont les pistes d’amélioration du cours : Marketing ?

Exemple questionnaire de satisfaction pour sonder les stagiaires sur le contenu de la formation : 9 questions

• De manière générale, êtes)vous satisfait(e) par la formation effectuée ?

• La formation a-t-elle répondu à vos attentes initiales ?

• Non ? Pour quelle(s) raison(s) n’a-t-elle pas répondu à vos attentes ?

• Estimez-vous que la formation était en adéquation avec le métier ou les réalités du secteur ?

• Utilisez-vous les connaissances acquises lors de la formation ?

• Si non, pourquoi ?

• En un mot, qu’avez-vous le plus apprécié dans cette formation ?

• Et le moins apprécié ?

• A quel point seriez-vous prêt(e) à recommander cette formation à une personne exerçant le même métier que vous ?

Exemple questionnaire de satisfaction à chaud pour sonder les formateurs : 9 questions

‍

• De manière générale, êtes-vous satisfait(e) par la formation que vous avez donnée ?

• Sur 5, comment noteriez-vous l’homogénéité du groupe ?

• Concernant l’organisation de la formation, êtes-vous satisfait(e) des éléments suivants :

• La sessions s’est-elle déroulée comme prévu (retards, défauts, …)

• Non ? Pourquoi ?

• Des insatisfactions ont-elles été exprimées par des stagiaires ?

• Oui ? Lesquelles ?

• Pensez-vous introduire des modifications dans les supports de stage ?

• Lesquelles ?

Exemple enquête entreprise / commanditaires : 3 questions

‍

• De manière générale, êtes-vous satisfait(e) de nos relations administratives ?

• Comment noteriez-vous la qualité et l’exhaustivité des documents transmis ?

• Quelque chose à ajouter ? Un commentaire pour nous améliorer ?

Exemple questionnaire de retour à l’emploi et insertion : 7 questions

• Quelle est votre situation à la sortie de la formation ?

• Quel est le nombre de salariés dans l’entreprise ?

• Quelle est votre rémunération brute estimée ?

• Votre situation à 6 mois après la fin de votre formation ?

• Nom de l’entreprise dans laquelle vous avez effectué votre alternance ou votre stage ?

• Date du début de contrat ?

• Typologie de votre employeur ?

Quand et où diffuser un questionnaire d’évaluation formation ?

‍

La diffusion des enquêtes d’évaluation est un élément fondamental du processus qualité. C’est ce qui va garantir le taux de réponse.

Nos recommandations :

• Le taux de réponse est plus élevé entre le mardi et le jeudi. L’idéal est d’envoyer votre questionnaire en début de matinée.
• N’oubliez pas les relances : certains apprenants ne répondent pas directement aux questionnaires. Pour maximiser le taux de réponse, relancez impérativement les apprenants qui n'ont pas répondu.

Parlons maintenant des meilleurs canaux de communication. Vous avez 1000 canaux d’envoi à votre disposition, à vous de déterminer celui sur lequel votre cible passe le plus de temps.

Voici les canaux que nous recommandons pour l’envoi des enquêtes d’évaluation formation : mail, SMS, QR Code, Réseaux sociaux.

‍

Comment analyser un questionnaire de satisfaction ?

Les réponses aux questionnaires doivent tous servir votre qualité. Il faut savoir bien les exploiter.

Analyse des données qualitatives :

C’est l’analyse des questions ouvertes, qui sont une véritable mine d’or de feedbacks et d’apprentissages. On vous conseille de réaliser une première lecture analytique commentaire par commentaire, qui vous permettra d’identifier certaines redondances ou contradictions.

Après cette première lecture, identifiez et classez les commentaires qui dégagent une réelle tendance à travers le temps. Pour cela, appuyez-vous sur les autres données de l’enquête.

Enfin, réalisez un benchmark des résultats de satisfaction d’autres formations concurrentes. Cela vous permettra de prendre du recul, de bien comprendre le contexte de votre secteur d’activité et d’en tirer une analyse plus juste.

Analyse des données quantitatives :

D’abord, commencez par vérifier vos variables générales :

• % de personne de tel sexe ont répondu à l’enquête
• % de satisfaction des stagiaires
• % de questionnaires non remplis jusqu’au bout

Ensuite, réalisez une analyse plus précise, en calculant les corrélations entre plusieurs variables, c’est le “tri croisé”.

Enfin, calculez les indicateurs spécifiques de votre domaine d’activité pour connaître la satisfaction globale de vos parties prenantes :

• Le NPS : si le résultat obtenu est supérieur à 0, c'est synonyme d’une bonne satisfaction client
• CSAT : Un score égal ou supérieur à 80% est considéré comme très bon. S’il est inférieur à 50%, cela reflète une insatisfaction de vos parties prenantes.

Notre conseil : mesurez ces indicateurs en continu, pour avoir des résultats comparables dans le temps. Cela vous permettra aussi de visualiser vos progrès.

‍

On espère que cet article vous a plu 🌞

‍

Edko est un logiciel de feedback innovant spécialisé dans le secteur de la formation. Nos experts vous accompagnent sur la création, la diffusion, la récolte et l’analyse de vos questionnaires et sur tout votre processus de gestion qualité.

‍

‍