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En tant qu’organisme de formation ou école, une gestion efficace est primordiale. Les logiciels de gestion pour organismes de formation sont des outils qui accompagnent la gestion courante d’un établissement et font gagner du temps aux équipes. En fonction de leurs spécificités, ils peuvent optimiser les tâches administratives ou redondantes comme les mails, la gestion des réclamations, BPF… Mais ce n'est pas tout !
En effet, le champ des logiciels de gestion dans le secteur de la formation professionnelle est vaste. Il est difficile de s’y retrouver… Dans cet article, Edko fait un récapitulatif des principaux logiciels de gestion qui existent sur le marché et vous offre un panorama des outils indispensables à avoir pour gérer un centre de formation.
Quels logiciels de gestion sont conformes aux exigences Qualiopi ? Quelle est la distinction entre un ERP / LMS / TMS et autres outils de gestion spécialisés ? Comment choisir le meilleur outil pour mon organisme de formation ? Quelles sont les fonctionnalités de base ?
Réponse dans ce guide exclusif sur les logiciels de gestion pour organismes de formation et écoles.
Un logiciel de gestion pour organisme de formation est tout simplement un outil dont l’objectif est d’accompagner les organismes de formation et écoles dans le pilotage efficace de leurs formations, qu'il s'agisse de l'administratif, de la création de modules pédagogiques ou autres fonctionnalités facilitant la gestion quotidienne. Chaque outil dispose de ses propres fonctionnalités : quand certaines permettent une gestion 360° (planification, gestion des inscriptions et des formateurs, facturation, organisation, génération de documents, exécution, évaluation), d’autres logiciels de gestion sont spécialisés sur un pan d’une formation et accompagnent les prestataires à aller plus loin dans la gestion de cet élément. Un bon logiciel de gestion est un logiciel qui permet de répondre à vos propres objectifs.
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La gestion d’un organisme de formation est complexe et chronophage, c’est pourquoi la plupart des organismes de formation et écoles optent pour des outils numériques qui automatisent et simplifient certaines tâches. Grâce à des technologies de pointe et un accompagnement sectoriel, ces logiciels optimisent le temps, automatisent certaines tâches chronophages et permettent aux acteurs de se concentrer sur le cœur de leur métier : la formation. Qualiopi, contrat, convention, évaluation de l’impact, satisfaction, financements, campagnes mail, comptabilité, création de modules pédagogiques : voici en bref tout ce que peut faire un logiciel de gestion.
Avant de rentrer plus en détails sur les fonctionnalités essentielles d’un bon logiciel de gestion, il est nécessaire de faire un point sur les types de logiciels existant sur le marché et d’en comprendre les terminologies. En cherchant des informations ou des solutions pour améliorer la gestion de votre centre de formation, vous êtes sûrement déjà tombés sur ces différentes notions :
Bien que ceslogiciels ne sont pas les seuls existant sur le marché, ils sont les plus courants lorsque l'on parle de logiciels de gestion. Il est donc primordial de bien définir ces trois notions avant d’entrer dans les détails des logiciels de gestion.
Un TMS est un système qui accompagne la stratégie de gestion des talents d’une entreprise ou d’un centre de formation. En gros, ce type de logiciel va englober le recrutement, la performance, la rémunération, l’engagement et l’évolution professionnelle des employés. Un TMS est une plateforme capable de gérer et piloter un plan de formation de A à Z.
C’est un outil qui centralise toutes les informations relatives aux employés d’une entreprise, avec une vue globale sur les compétences, le potentiel de développement, les différentes évolutions, les bugets, la gestion des plannings... Ces logiciels sont indispensables pour identifier une stagnation dans l’évolution professionnelle et aide les responsables pédagogiques / RH à développer des plans de formations sur-mesure. Il s’agit d’un outil au service de la gestion d’une formation, en permettant de gérer et de piloter efficacement les processus de développement des compétences.
Voici quelques fonctionnalités hébergées dans la plupart des TMS :
Exemples de TMS :
Les logiciels de LMS se focalisent sur la création, la gestion et la diffusion des formations digitales. Ces plateformes permettent de concevoir des cours interactifs, des modules digitaux et de les partager avec les apprenants. Elles sont particulièrement adaptées au digital learning et aux prestataires souhaitant développer des modules d’e-learning ou des formats immersifs digitaux.
Généralement, ces plateformes permettent de piloter également la gestion de l’apprentissage. En effet, elles permettent aux apprenants d'échanger et d'appartenir à une communauté en ligne, aux équipes pédagogiques / administratives d’héberger et de créer des contenus pédagogiques ainsi que des outils d’évalution et enfin aux formateurs d’animer les modules.
Via cet outil, les prestataires peuvent facilement créer des contenus pédagogiques adaptés au format digital, à l’image de quizzs, QCMs, modules immersifs, mais aussi suivre et évaluer la progression des apprenants, grâce à des analyses de données en temps réel. En bref, les LMS ont une utilité pédagogique.
Voici quelques fonctionnalités de LMS :
Exemples de LMS :
L’ERP est un logiciel de gestion qui centralise généralement l’ensemble des tâches et process d’un établissement de formation. Gestion des plannings des formateurs et intervenants, CRM, comptabilité, facturation, gestion documentaire : un ERP est un outil de gestion administrative. Ils peuvent être spécialisés dans la gestion des organismes de formation et écoles et c’est d’ailleurs vers eux qu’il faudra vous orienter en priorité. Qualiopi, BPF, contrats de sous-traitance : ces logiciels vous accompagnent surtout à être à la page de vos obligations réglementaires, de vos déclarations fiscales, de vos tâches administratives et organisationnelles…
En bref, ces logiciels permettent de fluidifier la communication entre services, de favoriser le travail collaboratif, de gagner du temps sur des tâches fastidieuses, d’automatiser les processus, de centraliser les données…
Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion type ERP :
Exemples d’ERP spécialisés :
PS : certains outils de gestion peuvent autant être caractérisés de LMS que de ERP, ou autant de TMS que de LMS. Cela dépend tout simplement des fonctionnalités qu'ils proposent.
D’autres logiciels de gestion existent et concentrent leur accompagnement sur un pan ou un élément précis d’un organisme de formation. Démarche qualité, veille sectorielle, centralisation des preuves pour Qualiopi… De nombreux logiciels viennent apporter une expertise ciblée aux organismes de formation pour les aider à aller plus loin dans la gestion courante de leurs formations.
Maintenant, cap sur des exemples de fonctionnalités proposées par des outils de gestion spécialisés. Qu’il s’agisse de se conformer aux exigences Qualiopi ou de remplir vos objectifs, ces fonctionnalités répondent parfois mieux qu’un outil classique à vos enjeux du quotidien :
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Un point sur les connexions API entre logiciels :
La plupart des outils de gestion spécialisés, à l’image d’Edko, se connectent directement via API à la plupart des logiciels du secteur. Cette connexion permet d’utiliser les fonctionnalités avancées de certains outils directement depuis votre logiciel de gestion et permet aux prestataires de centraliser le management d’un organisme de formation depuis un seul et même outil.
Les meilleurs outils de gestion sont ceux qui permettent de personnaliser l’expérience utilisateur. En effet, un bon logiciel doit offrir une réelle flexbilité et personnalisation de l’interface pour s’adapter à chaque besoin. Champs personnalisés, paramétrage, visualisations sur-mesure, connexion simple et intuitive avec d’autres outils de gestion spécialisés… Il ne s’agit pas nécessairement de trouver l’outil parfait, mais de faire une sélection d’outils adaptés à vos besoins, qui sont connectés entre-eux pour une expérience à 100% personnalisée. En bref, il existe une multitude d’acteurs se positionnant sur la gestion d’un organisme de formation. Il est donc nécessaire de définir les fonctionnalités et les critères de sélection qui pourront orienter votre décision finale.
Edko est une solution tout-en-un pour mesurer l’impact de vos formations. Nos experts vous accompagnent à piloter toutes les étapes de votre démarche qualité, en conformité avec Qualiopi. Envie d'en savoir plus ?
Certes, vous choisissez d’abord un logiciel de gestion par rapport aux fonctionnalités proposées, mais ce n’est pas tout.
Pour faire sortir du lot LA ou LES solutions faites pour vous, voici une petite liste de critères susceptibles de vous aider à faire le bon choix.
Un logiciel de gestion n’est pas exigé dans le cadre de la certification Qualiopi. Or, dans les faits, l’automatisation de vos processus est parfois indispensable pour gérer efficacement vos formations. Rigueur, organisation, traçabilité : les outils de gestion sont des copilotes de taille pour passer avec brio la certification Qualiopi.
Dans un premier temps, la plupart des outils permettent de centraliser et de sauvegarder toutes les preuves nécessaires et indispensables aux auditeurs Qualiopi. Puis, ils permettent d’accélérer votre développement en permettant à vos équipes de se concentrer sur l’essentiel : la formation, l’amélioration continue des formations, le développement commercial…
Chaque logiciel comporte ses propres fonctionnalités qui vont répondre à certains impératifs Qualiopi. Voici quelques utilisations qui peuvent vous aider à obtenir / péréniser votre certification Qualiopi :
Edko est une solution tout-en-un pour mesurer la qualité de vos formations. Sondages, diffusion, analyse et traitements des appréciations de toutes vos parties prenantes, Edko vous accompagne à structurer et automatiser votre processus de gestion qualité. Envie d'en savoir plus ?
Plusieurs logiciels permettent d’accompagner les prestataires de la formation à répondre aux exigences Qualiopi. Veille réglementaire, adaptation des contenus pédagogique, suivi de la qualité… En fonction de vos objectifs, les différents logiciels répondront à quelques exigences, parfois l’intégralité d’un ou plusieurs critères Qualiopi.
Pour cela, nous vous conseillons de faire un état des lieux de vos tâches, de visualiser les missions chronophages, de formaliser vos objectifs. Puis, nous vous conseillons de faire un benchmark des solutions.
Vous l’avez compris, il n’exite pas de logiciel de gestion PARFAIT. Chaque outil répond à des enjeux et objectifs différents. De plus, une grande partie des prestataires de la formation professionnelle optent pour plusieurs outils, par exemple pour un ERP, CRM ou une solution de gestion et se font accompagner par des logiciels spécialisés qui répondent à un ou plusieurs de leurs objectifs prioritaires.
Voici nos conseils pour choisir le bon logiciel de gestion pour vos formations :
Gérer la qualité d'un organisme de formation est complexe : collecte des feedbacks, analyse et traitement des réclamations / appréciations. Ce processus est souvent marqué par des tâches chronophages. Résultat : les acteurs en charge de la qualité perdent du temps et minimisent leur impact. Cet enchaînement de tâches répétitives les empêche de se concentrer sur l’essence même de leur métier : réfléchir à des solutions innovantes pour améliorer la qualité de leurs formations.
Chez Edko, notre mission est de simplifier la gestion qualité des organismes de formation. Notre équipe d’experts vous accompagne dans la création de campagnes de feedbacks sur-mesure et chouchoute la matière première de votre processus qualité. Notre logiciel tout-en-un de gestion de la qualté vous permet de centraliser votre management de la qualité, de programmer vos envois et relances, d’automatiser des analyses sur-mesure et de monitorer vos actions d’amélioration, en toute conformité avec les exigences Qualiopi.
Pour accompagner les acteurs du développement des compétences à formaliser et mettre en oeuvre une démarche qualité conforme aux exigences Qualiopi, voici les fonctionnalités que proposent Edko à ses partenaires :
Résultats :
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Olivier Ottin est Responsable Pédagogique Adjoint chez Doranco Education, un partenaire d’Edko depuis son démarrage. Grâce à Edko, l’équipe qualité de Doranco a formalisé et mis en oeuvre une réelle démarche qualité, conforme aux exigences Qualiopi.
La gestion qualité de nos apprenants était gérée via un Google Doc tout simple, ce qui était très fastidieux. De plus, le dépouillement était une catastrophe : il fallait faire ça à la main, fiche par fiche, Google Doc par Google Doc… Ça nous prenait un temps infini tous les lundis matin de regarder les questionnaires de satisfaction des apprenants. Il fallait être très rigoureux : la saisie manuelle chaque semaine prenait un temps infini, ça me prenait une demi-journée, car à une époque, on avait jusqu’à 40 groupes en même temps, ça faisait beaucoup d’apprenants. Le frein essentiel, c'était ça, c’était le côté très fastidieux de la mise en place du dépouillement et même de l’archivage (on archivait sur un serveur donc c’était un peu compliqué).
De mémoire, Edko est rentré dans la vie de DORANCO courant de l’année 2022 et on a commencé réellement les sondages via Edko en 2023. Ça fait donc un peu plus d’un an maintenant (…) Je pense qu’on a été des testeurs rigoureux qui ont permis à la plateforme et à Edko de s’améliorer.
Le gros chamboulement dans notre gestion qualité a été la rapidité d’exécution de la plateforme. Aujourd’hui, on met en forme un mini-tableau que l’on rentre sur la plateforme et tout est automatisé. Et ce qui est vraiment la plus belle partie d’Edko, c’est le dépouillement des questionnaires qui est ultra-rapide, avec des filtres conséquents, où on peut aller chercher avec minutie certains renseignements sur la semaine que nos apprenants ont passée.
La principale qualité d’Edko est que ça nous permet un suivi hebdomadaire plus rigoureux. Ça nous permet de connaitre les éventuels problèmes de manière immédiate et ça nous aide dans la résolution de certains de nos soucis. Ça nous permet d’être au plus près de nos apprenants, ils le savent, ils sont sensibilisés dès le jour de la rentrée à ce sondage qualité de fin de semaine et du coup, c'est une espèce de routine. C’est vrai que, quand on fait des audits Qualiopi et particulièrement grâce à ce tableau de résolution, on peut montrer ce que l’on fait réellement et rapidement lorsqu’il y a des soucis. On peut aussi sortir des tas de statistiques (par formateur, par groupe, par année).
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Nous sommes conscients que l’offre sur le marché est conséquente. Nous pensons qu’il est nécessaire de bien réfléchir et d’opter pour un outil qui prend réellement en compte vos problématiques terrrain, vos enjeux prioritaires et offre un accompagnement sur-mesure. Chez Edko, nous avons une équipe réactive, qui cherche à comprendre les défis de chaque prestataire et apporte des réponses singulières à chaque nouvel enjeu.
Choisir un bon logiciel de gestion de formation prend du temps. Cela nécessite d’élaborer une liste de critères qui répondent à vos besoins. Un bon logiciel de gestion est un logiciel qui répondra à des objectifs clairs et définis en intelligence collective avec vos équipes. Voici quelques exemples de critères de sélection souvent pris en compte par les organismes de formation :
Beaucoup d’organismes et écoles utilisent ce qu’on appelle un ERP pour centraliser et automatiser la gestion administrative et commerciale. LMS / TMS sont aussi très populaires dans le secteur de la formation professionnelle. A côté, de plus en plus de prestataires optent pour des logiciels spécialisés, moins coûteux, qui répondent à un objectif prioritaire et peuvent se connecter facilement à un logiciel de gestion plus généraliste.
Le Référentiel National Qualité se compose de 7 critères et de 32 indicateurs. Les 7 critères Qualiopi sont les suivants :
Il existe de nombreux logiciels de gestion conformes aux exigences Qualiopi. En fonction des crières / indicateurs, des solutions digitales permettent d’accompagner les prestataires à mettre en conformité leurs processus, à l’image d’Edko pour le critère 7 du Référentiel National Qualité.
