Comment créer un questionnaire à froid ? Quand l’envoyer ? Pourquoi est-il indispensable pour connaître la satisfaction générale de vos stagiaires ?
Dans le domaine de l’éducation et de la formation professionnelle, plusieurs typologies de questionnaires existent. Chacun d’entre eux ont un objectif bien précis. Lorsque l’on s’engage dans une démarche d’amélioration continue, il est nécessaire de sonder à froid ses parties prenantes. La récolte de feedback, qu’ils soient à froid ou à chaud, est également un impératif Qualiopi.
Aujourd’hui, on vous dévoile tous les secrets du questionnaire de satisfaction à froid et on vous offre gratuitement un modèle de questionnaire de satisfaction à froid pour sonder vos stagiaires, réalisé avec soin par notre équipe d’experts (à retrouver plus bas dans l’article).
Responsables formation, directeur(trice)s d'école, responsables qualité ou coordinateurs pédagogiques, cet article est fait pour vous !
Parmi les questionnaires les plus utilisés dans le domaine de la formation, on retrouve les questionnaires de satisfaction à chaud et à froid. Le questionnaire à froid est moins connu du grand public. Pourtant, il permet le recueil de données précieuses pour votre gestion qualité.
D’abord, un petit rappel des différences entre ces deux types de questionnaires, en sachant qu'ils ont pour objectif commun d'evaluer l'efficacité d'un formation à son terme (ou pendant).
Questionnaire d’évaluation à chaud :
D’un côté, les questionnaires à chaud servent à capter le ressenti des parties prenantes juste après une action de formation. Ils se basent sur un sentiment, une sensation. Ils permettent de sonder la réaction des stagiaires ou des intervenants (n’importe quelle partie prenante) juste après une action mise en place par vos soins.
Le questionnaire d’évaluation à chaud a deux objectifs principaux :
Le questionnaire à chaud est systématiquement envoyé après une action de formation. La majorité du temps, il est présenté aux stagiaires sous forme de QR code par l’intervenant(e), à la fin d’une session de formation. Cette temporalité vous permet de capter le ressenti personnel de vos parties prenantes : elles n’ont pas le temps de discuter entre elles et de s’influencer mutuellement. Les réponses seront donc ultra-représentatives de leurs avis à l’instant T. Elles vous permettent surtout de prendre des actions de rectification ou d'amélioration immédiates et ainsi d'augmenter rapidement la satisfaction de vos parties prenantes.
Le questionnaire à froid :
Néanmoins, le questionnaire à chaud manque d’objectivité. Il ne peut pas être le seul baromètre de la satisfaction. C’est pourquoi il est souvent accompagné d’un questionnaire à froid, permettant de sonder les parties prenantes quelques temps après la fin d'une formation et avec plus de recul. Dans ce cas, les personnes sondées auront eu le temps de percevoir l’impact de votre formation sur leur vie. Les données récoltées à froid seront donc plus générales et devront être recoupées avec les données récoltées à chaud.
Plus précisément, le questionnaire à froid sert à évaluer l’impact de vos formations et les changements de comportements qui en découlent. Que pensent vos stagiaires depuis qu’ils ont terminé leur formation ? Les nouvelles compétences apprises ont-elles un impact sur leur vie professionnelle ? On évalue ici véritablement la satisfaction de la formation d’un point de vue global. On cherche à savoir si une formation a un intérêt pour la vie du stagiaire et si la formation lui a permis d’obtenir des résultats palpables. En bref, c'est une évaluation sur le long terme.
Certaines réponses collectées à chaud peuvent être désavantageuses pour votre formation, contrairement à des données récoltées à froid qui seront parfois plus objectives et relativiseront certains feedbacks négatifs. Le questionnaire à froid permet donc de capter la satisfaction de vos parties prenantes à la suite d’une succession d’actions mises en place dans le cadre d'une formation.
En bref, mesurer et analyser l'impact réel et durable d'une formation est primordial pour améliorer vos formations et cela passe aussi par la mesure à froid !
Les questionnaires à froid vont vous permettre de récolter des données qualitatives et quantitatives pour évaluer la qualité de vos formations.
Les étapes de création sont les mêmes que pour n’importe quel questionnaire formation. Référez-vous à notre article sur les questionnaires formation pour avoir plus d’informations.
Néanmoins, voici les étapes importantes :
Pour vous aider, nous avons construit un modèle de questionnaire de satisfaction à froid unique. En bonus : on vous livre plein de questions types à ajouter à vos prochains questionnaires à froid. Vous pouvez le télécharger ci-dessous (en format world ou pdf) :
Quels canaux privilégier ?
Le canal à privilégier pour les questionnaires à froid (pour sonder vos stagiaires) est l’e-mail personnel (n’envoyez surtout pas vos questionnaires sur les messageries internes de vos formations, car elles ne sont plus consultées à la fin d’une formation). Relancez-les ensuite par SMS, pour tenter d’approcher un taux de réponse acceptable qui vous permettra d’avoir une bonne visualisation de la satisfaction générale.
Gardez en tête que votre taux de réponse sera beaucoup moins élevé qu’avec le questionnaire à chaud. Contrairement aux enquêtes envoyées à chaud, vous avez moins de canaux à votre disposition et votre cible est moins accessible. En effet, les canaux les plus engageants comme les QR Code sont difficilement utilisables lorsque vous n’êtes pas face à votre cible, pour des questionnaires à froid notamment.
Quand envoyer un questionnaire à froid ?
On vous recommande d’envoyer un questionnaire à froid quelques semaines / mois après la fin d’une formation ou d’un module de formation, le temps de bien laisser “maturer” votre cible et de lui laisser l’opportunité de se rendre compte des impacts de votre formation dans son quotidien.
L’idéal est d’avoir une représentation visuelle des données récoltées à froid via vos questionnaires. Il est important de réfléchir à des questions pertinentes en amont. L’analyse est donc double :
L'analyse de vos réponses vous permettent de prendre des mesures correctives ou d'amélioration comme l'optimisation programmes de formation ou encore la mise en place d'un plan de développement des compétences.
Vous le savez, le collecte de feedbacks formation à froid peut se réaliser via différentes méthodes. Par exemple, le guide de lecture cite différentes méthodes valant preuves de la collecte des appréciations lors des audits qualité servant à délivrer la certification Qualiopi :
Nous pouvons également citer les méthodes suivantes :
Le principal est que vous trouviez la méthode la plus simple pour évaluer la qualité de vos formations.
En image, voici un exemple type de questionnaire de satisfaction à froid permettant de sonder les stagaires.
Vous souhaitez découvrir d'autres questions types pour évaluer à froid vos formations ?
Une fois que vous avez choisi une méthode d’évaluation, un outil de gestion des évaluations est souvent un pré-requis. En effet, la création des questionnaires d’évaluation à froid (et des autres), la collecte des résultats, l’analyse des données qualitatives et quantitatives, la recherche de solution innovantes est un processus chronophage, surtout quand cela se repète pour chaque partie prenante sondée.
C’est ce constat qui pousse les organismes de formation et écoles à s’équiper d’un outil d'évaluation à froid pour leurs formations. La plupart des logiciels viennent automatiser des éléments clés de ce processus. On retrouve par exemple :
Une évaluation de la formation à chaud est une mesure effectuée directement suite à une action de formation, contrairement à une mesure à froid qui est réalisée quelques semaines ou quelques mois après l’action en question. Les deux mesures se complètent. Généralement, notamment en ce qui concerne l’évaluation de la satisfaction, nous conseillons de réaliser une première mesure à chaud, qui vous permet d’agir immédiatement, puis de réitérer la mesure à froid, pour avoir une vision plus objective des résultats et mettre en place des actions d'amélioration durable.
Voici quelques questions types que l'on retrouve généralement dans un questionnaire de satisfaction à froid ou dans une enquête post-formation :
Les résultats d’une évaluation à froid doivent être analysées en fonction de vos objectifs qualité. Les réponses collectées à froid vous aident à affiner les données collectées à chaud. Généralement, nous conseillons de mettre à jour vos indicateurs qualité, puis de faire une analyse approfondie des feedbacks qualitatifs (il est toujours nécessaire d’intégrer des questions ouvertes à vos questionnaires qui permettent la libre expression de vos parties prenantes). Concernant les indicateurs de satisfaction, comparez vos résultats avec vos concurrents directs. Puis, regroupez et priorisez les feedbacks qualitatifs pour y répondre avec un plan d’actions. Pour vous aider, nous avons écrit un guide exclusif pour analyser les résultats récoltés.
Lorsque vous évaluez à froid vos parties prenantes concernant vos programmes de formation, vous devez poser des questions qui répondent à vos objectifs qualité. Idéalement, vous avez déjà réfléchi à des pistes d’actions de réctification ou d’amélioration. De ce fait, les réponses collectées vont vous aider à prioriser vos futures actions d’amélioration ou à faire éclore des solutions pour améliorer la qualité de vos formations.
Les indicateurs clés à surveiller lors d’une évaluation à froid dépendent du contenus et de l’objectif de l’évaluation. Pour une évaluation à froid de la satisfaction des participants, les kpi suivis sont généralement le NPS (Net Promoter Score) et le CSAT. De notre côté, nous ajoutons généralement un indicateur concernant la prise en compte du Handicap, très important dans le cadre de Qualiopi. D’autres indicateurs peuvent être ajoutés et créé sur-mesure pour répondre àvos objectifs qualité.
Pour impliquer vos participants dans le processus d’évaluation à froid de vos formations, plusieurs méthodes existent. Voici quelques exemples :
Pour d’autres techniques sur-mesure pour vos formations, contactez nos experts.
Edko est un logiciel de feedback innovant spécialisé dans le secteur de l’éducation. Nos experts vous accompagnent sur la création, la diffusion, la récolte et l’analyse de vos questionnaires et sur l’ensemble votre processus de gestion qualité.
