Comment créer un questionnaire à froid ? Quand l’envoyer ? Pourquoi est-il indispensable pour évaluer vos formations ?
Dans le domaine de l’éducation et de la formation professionnelle, plusieurs types d'évaluations existent. Chacune d’entre elles ont un objectif bien précis. Lorsque l’on s’engage dans une démarche d’amélioration continue, il est nécessaire d'évaluer à froid ses parties prenantes. La collecte de feedback, qu’elle soit à froid ou à chaud, est aussi un impératif Qualiopi.
Aujourd’hui, on vous dévoile tous les secrets de l'évaluation à froid et Edko vous offre gratuitement son modèle de questionnaire de satisfaction à froid pour sonder vos stagiaires, réalisé avec soin par notre équipe d’experts (à retrouver plus bas dans l’article).
Responsables formation, directeur(trice)s d'école, responsables qualité ou coordinateurs pédagogiques, cet article est fait pour vous !
L’évaluation à froid est une mesure de l’efficacité d’une formation suite à sa réalisation. Son objectif est d’évaluer des critères (satisfaction, connaissances, compétences, équipe pédagogique…) généralement en laissant un peu de temps après la fin de la formation ou de l’action à évaluer (plusieurs semaines, voir plusieurs mois après la fin de l’action à évaluer). Cette temporalité permet aux répondants de digérer l’action, de mûrrir leurs réfléxions et avis sur une prestation.
Cette évaluation est nécessaire pour identifier des dysfonctionnements ou des axes d’amélioration.
Parmi les méthodes les plus utilisées dans le domaine de la formation professionnelle, on retrouve les questionnaires de satisfaction à froid. Le questionnaire à froid est moins connu du grand public que le questionnaire à chaud. Pourtant, il permet le recueil de données précieuses pour votre gestion qualité.
Avant d’explorer en détail l’évaluation à froid, prenons le temps de le différencier avec l’évaluation à chaud. En effet, ces deux évaluations sont généralement pratiquées simultanément. Le croisement des données issues de ces deux évaluations permet d’analyser avec plus de détails / d’objectivité un module, une formation ou encore le personnel.
L’évaluation à chaud est une évaluation immédiate après une action de formation (qu’il s’agisse de l’évaluation de la satisfaction des parties prenantes ou de l’évaluation de l’impact d’une formation). Elle se réalise généralement à la fin d’une action de formation et peut porter (comme l’évaluation à froid) sur différents aspects d’une formation : la pertinence des contenus, les méthodes d’apprentissage, l’expérience sur le campus, la logistique, la satisfaction...
L’évaluation à chaud sert à capter le ressenti des parties prenantes juste après une action de formation. Ils permettent de capter un sentiment, une sensation. Ils permettent de sonder la réaction des parties prenantes juste après une action mise en place par vos soins.
Le questionnaire d’évaluation à chaud a deux objectifs principaux :
Le questionnaire à chaud manque d’objectivité et ne peut pas suffire à évaluer un module / une action de formation. C’est pourquoi il est souvent accompagné d’un questionnaire à froid, permettant de sonder les parties prenantes quelque temps après la fin d'une formation et avec plus de recul. Dans ce cas, les personnes sondées auront eu le temps de percevoir l’impact de votre formation sur leur vie. Les données récoltées à froid seront donc plus générales et devront être recoupées avec les données récoltées à chaud.
Plus précisément, le questionnaire à froid sert à évaluer l’impact de vos formations et les changements de comportements qui en découlent.
On évalue ici véritablement la satisfaction de la formation d’un point de vue global. On cherche à savoir si une formation a un intérêt pour la vie du stagiaire et si la formation lui a permis d’obtenir des résultats palpables. En bref, c'est une évaluation sur le long terme.
Les données récoltées à froid seront parfois plus objectives et relativiseront certains feedbacks négatifs collectés à chaud. Et pour cause : l’évaluation à froid permet de capter la satisfaction de vos parties prenantes à la suite d’une succession d’actions mises en place dans le cadre d'une formation.
En bref, mesurer et analyser l'impact réel et durable d'une formation est primordial pour améliorer vos formations et cela passe aussi par la mesure à froid !
Pour vous aider, nous avons construit un modèle de questionnaire de satisfaction à froid unique. En bonus : on vous livre plein de questions types à ajouter à vos prochains questionnaires à froid. Vous pouvez le télécharger ci-dessous (en format world ou pdf) :
L’évaluation à froid a une réelle importance dans le sens où elle mesure davantage l’impact d’une formation à long terme, contrairement à l’évaluation à chaud. L’évaluation à froid permet de déterminer réellement si les apprentissages sont bien ancrés ou encore si la satisfaction vis-à-vis d’une formation est pérenne.
Or, ces deux types d’évaluations sont aussi importants. Nous vous conseillons de croiser les données collectées à chaud avec celles collectées à froid pour avoir une vision précise et mettre en place les meilleures actions d’amélioration.
L’évaluation à froid, sous forme de questionnaire ou via une autre méthode, joue un rôle clé dans le cadre de la certification Qualiopi. À plusieurs égards, le Référentiel National Qualité impose aux prestataires concourant au développement des compétences de mener des évaluations et de sonder les parties prenantes (notamment les bénéficiaires).
L’évaluation à froid va jouer un rôle essentiel pour certains indicateurs, par exemple :
Les questionnaires à froid vont vous permettre de récolter des données qualitatives et quantitatives pour évaluer la qualité de vos formations.
Plus il sera personnalisé et répondra à vos objectifs, plus sa performance sera décuplée.
Voici les étapes importantes :
On vous recommande d’envoyer un questionnaire à froid quelques semaines / mois après la fin d’une formation ou d’un module de formation, le temps de bien laisser “maturer” votre cible et de lui laisser l’opportunité de se rendre compte des impacts de votre formation dans son quotidien.
Le canal à privilégier pour les questionnaires à froid (pour sonder vos stagiaires) est l’e-mail personnel (n’envoyez surtout pas vos questionnaires sur les messageries internes de vos formations, car elles ne sont plus consultées à la fin d’une formation). Relancez-les ensuite par SMS, pour tenter d’approcher un taux de réponse acceptable qui vous permettra d’avoir une bonne visualisation de la satisfaction générale.
Gardez en tête que votre taux de réponse sera beaucoup moins élevé qu’avec le questionnaire à chaud. Contrairement aux enquêtes envoyées à chaud, vous avez moins de canaux à votre disposition et votre cible est moins accessible. En effet, les canaux les plus engageants comme les QR Code sont difficilement utilisables lorsque vous n’êtes pas face à votre cible, pour des questionnaires à froid notamment.
L'analyse de vos réponses vous permet de prendre des mesures correctives ou d'amélioration comme l'optimisation programmes de formation ou encore la mise en place d'un plan de développement des compétences.
Les indicateurs de suivi dépendent des critères que vous évaluez à froid. Dans le cadre de la satisfaction, il est recommandé de suivre les indicateurs clés de satisfaction tels que le CSAT, le NPS ou encore le taux de satisfaction.
Un même questionnaire à froid peut avoir plusieurs finalités. Par exemple :
Vous le savez, la collecte de feedbacks formation à froid peut se réaliser via différents procédés. Par exemple, le guide de lecture cite différentes méthodes valant "preuve" de la collecte des appréciations lors des audits qualité :
Nous pouvons également citer les méthodes suivantes :
Le principal est que vous trouviez la méthode la plus simple pour évaluer la qualité de vos formations.
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Une fois que vous avez choisi une méthode d’évaluation, un outil de gestion des évaluations est souvent un prérequis. En effet, la création des questionnaires d’évaluation à froid (et des autres), la collecte des résultats, l’analyse des données qualitatives et quantitatives, la recherche de solution innovantes est un processus chronophage, surtout quand cela se repète pour chaque partie prenante sondée.
C’est ce constat qui pousse les organismes de formation et écoles à s’équiper d’un outil d'évaluation à froid pour leurs formations. La plupart des logiciels viennent automatiser des éléments clés de ce processus. On retrouve par exemple :
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Une évaluation de la formation à chaud est une mesure effectuée directement suite à une action de formation, contrairement à une mesure à froid qui est réalisée quelques semaines ou quelques mois après l’action en question. Les deux mesures se complètent. Généralement, notamment en ce qui concerne l’évaluation de la satisfaction, nous conseillons de réaliser une première mesure à chaud, qui vous permet d’agir immédiatement, puis de réitérer la mesure à froid, pour avoir une vision plus objective des résultats et mettre en place des actions d'amélioration durable.
Voici quelques questions types que l'on retrouve généralement dans un questionnaire de satisfaction à froid ou dans une enquête post-formation :
Les résultats d’une évaluation à froid doivent être analysées en fonction de vos objectifs qualité. Les réponses collectées à froid vous aident à affiner les données collectées à chaud. Généralement, nous conseillons de mettre à jour vos indicateurs qualité, puis de faire une analyse approfondie des feedbacks qualitatifs (il est toujours nécessaire d’intégrer des questions ouvertes à vos questionnaires qui permettent la libre expression de vos parties prenantes). Concernant les indicateurs de satisfaction, comparez vos résultats avec vos concurrents directs. Puis, regroupez et priorisez les feedbacks qualitatifs pour y répondre avec un plan d’actions. Pour vous aider, nous avons écrit un guide exclusif pour analyser les résultats récoltés.
Lorsque vous évaluez à froid vos parties prenantes concernant vos programmes de formation, vous devez poser des questions qui répondent à vos objectifs qualité. Idéalement, vous avez déjà réfléchi à des pistes d’actions de réctification ou d’amélioration. De ce fait, les réponses collectées vont vous aider à prioriser vos futures actions d’amélioration ou à faire éclore des solutions pour améliorer la qualité de vos formations.
Les indicateurs clés à surveiller lors d’une évaluation à froid dépendent du contenu et de l’objectif de l’évaluation. Pour une évaluation à froid de la satisfaction des participants, les KPI suivis sont généralement le NPS (Net Promoter Score) et le CSAT. De notre côté, nous ajoutons généralement un indicateur concernant la prise en compte du Handicap, très important dans le cadre de Qualiopi. D’autres indicateurs peuvent être ajoutés et créé sur-mesure pour répondre à vos objectifs qualité.
Pour impliquer vos participants dans le processus d’évaluation à froid de vos formations, plusieurs méthodes existent. Voici quelques exemples :
Pour d’autres techniques sur-mesure pour vos formations, contactez nos experts.
Edko est un logiciel sur-mesure de gestion de la qualité pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.
La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.
Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.
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