Le questionnaire à chaud est l’un des meilleurs moyens d’évaluer rapidement la satisfaction et les retours de vos parties prenantes après une action de formation.
Alors même que la récolte du feedback est un impératif qualité Qualiopi (autant pour une formation en (e)learning qu’en présentiel), le questionnaire d’évaluation à chaud est l’un des meilleurs outils pour récolter du feedbacks à chaud. Le référentiel National Qualité, dans sa dernière version, mentionne clairement le questionnaire d’évaluation à chaud (”questionnaire, compte-rendu d’entretiens, évaluation à chaud et/ou à froid”) comme un exemple de preuve prouvant la bonne mise en place de l’indicateur 30.
Étant donné que les enquêtes à chaud servent aux organismes de formation et écoles à récolter de la donnée nécessaire à l’amélioration de leurs offres et parcours de formation, la création de ces enquêtes mérite une certaine attention.
Responsables formation, directeur qualité ou d’établissement, cet article est fait pour vous ! Nous vous expliquons pas à pas comment créer un questionnaire d’évaluation à chaud parfait pour vos formations (avec des modèles clés en main).
L’évaluation à chaud est une évaluation immédiate après une action de formation (qu’il s’agisse de l’évaluation de la satisfaction des parties prenantes ou de l’évaluation de l’impact d’une formation). Concrètement, l’évaluation à chaud se réalise à la fin d’une action de formation. Elle est mise en oeuvre à l’issue de la formation, d’un module, d’une intervention ou d’un webinaire, pour sonder la satisfaction ou contrôler l’efficacité des dernières actions correctives mises en place. Elle peut porter sur différents aspects d’une formation : la pertinence des contenus, les méthodes d’apprentissage, l’expérience sur le campus, la logistique...
Cette évaluation post-formation est nécessaire pour recueillir les appréciations des apprenants (ou des autres parties prenantes : formateurs, équipe pédagogique…) après une action de votre part.
Son objectif : vous permettre de mesurer la qualité de votre formation, le socle de vos réflexions qui guideront la mise en place des pistes d’amélioration du programme de formation.
Pour réaliser cette évaluation, les organismes de formation utilisent généralement des sondages ou questionnaires, le moyen le plus simple et efficace pour récolter un grand nombre de réponses. Peu importe la typologie d’enquêtes formation (mesurer le niveau de satisfaction des apprenants lors d'une formation, alumni, de satisfaction client, emploi et réinsertion, financeurs), à partir du moment où elles sont envoyées directement suite à une action de votre part, elles s’apparentent à une évaluation à chaud. L’intérêt d’un questionnaire à chaud est de fournir des retours instantanés, qui vont vous permettre mesurer la satisfaction, d’ajuster rapidement vos formations et d’améliorer la qualité de votre offre de service.
L’évaluation à chaud est la manière la plus rapide pour récolter l’avis de vos apprenants (qui sont, rappelons-le, vos clients et meilleurs ambassadeurs). En identifiant ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré, l’évaluation à chaud vous permet de détecter rapidement des sources d’insatisfactions et de mettre en place des actions correctives immédiates.
En pratiquant régulièrement l’évaluation à chaud, vous prouvez votre capacité d’écoute, d’adaptation, votre détermination à satisfaire vos clients et in fine votre expertise.
On a tendance à croire que la création d’un questionnaire d’évaluation à chaud est simple et intuitif. Or, c’est l’inverse. La création d’une enquête d’évaluation à chaud nécessite une véritable implication de votre part.
Voici les différentes étapes à suivre pour construire un questionnaire d’évaluation formation à chaud performant, qui vous apportera du feedback formation professionnelle fiable et utile pour mener vos actions qualité :
Edko accompagne les organismes de formation dans la création de questionnaires sur-mesure. Envie de tester gratuitement notre outil ?
Réaliser un questionnaire, c’est comme construire une fiche d’évaluation : chaque question doit vous permettre d’obtenir une information précise, sur laquelle vous avez un impact. Des techniques d’évaluation formation existent et permettent d’optimiser vos taux de réponse.
Un questionnaire d’évaluation à chaud efficace, c’est :
Voici quelques questions types a intégrer dans vos questionnaires d’évaluation à chaud formation :
Restez avec nous jusqu’à la fin de l’article : on vous partage 3 modèles exclusifs de questionnaires d’évaluation à chaud à réutiliser pour vos formations !
Une fois les questionnaires d’évaluation à chaud envoyés et les réponses collectées, place à la partie analyse !
Les questionnaires d’évaluation à chaud n’ont qu’une seule finalité : celle d’obtenir des réponses fiables sur lesquelles vous allez baser vos actions d’amélioration. Une fois que vous avez récolté vos réponses, vous allez devoir les analyser, interpréter les retours des participants, commentaires et résultats pour améliorer continuellement le contenu et la qualité de vos formations. Pour réaliser cette mesure de l’efficacité de vos formations, il vous faut suivre une méthode stricte.
1. Analysez les données quantitatives :
D’abord, réalisez un “tri à plat” en vous basant sur vos variables : % des personnes de chaque sexe qui ont répondu à l’enquête, % de répondants insatisfaits par la formation, …. Pour aller plus loin, réalisez un “tri croisé” en observant les relations entre deux variables : par exemple la répartition des personnes insatisfaites par tranche d’âge ou par sexe.
Ensuite, calculez vos indicateurs d’évaluation formation : CSAT, NPS, question de satisfaction. Puis, analysez vos indicateurs à la lumière des référentiels de satisfaction dans l’éducation (êtes-vous en dessous ou au dessus des moyennes de satisfaction recommandées ?). N’hésitez pas à faire un benchmark de vos concurrents pour vous inspirer des bonnes pratiques.
2. Analysez ensuite vos données qualitatives :
Une fois l’analyse terminée, vous allez mettre en place des actions correctives ou amélioratives. Voici quelques méthodes d’évaluation formation :
PS : pour une meilleure analyse, l’équipe Edko recommande d’envoyer des questionnaires à chaud à fréquence régulière et de croiser les réponses récoltées avec celles des enquêtes de satisfaction à froid.
L’évaluation à chaud d’une formation ne se résume pas à l’envoi d’un questionnaire d’évaluation. Plusieurs étapes succèdent l’envoi d’une enquête :
Ce processus est très prenant en temps, c’est pourquoi la plupart des acteurs de l’éducation s’arment d’outils d’évaluation formation. Ces outils permettent en premier lieu d’automatiser certaines tâches très opérationnelles et sans valeur ajoutée. Puis, en second lieu, ils soulagent les acteurs de l’éducation, qui sont accompagnés par des experts de la gestion qualité (une compétence rare sur le marché).
“Auparavant, la diffusion et l'analyse des résultats de nos formations étaient chronophages et traitées en tant que tâche secondaire” explique Julien Philipponneau, directeur de l’organisme de formation Le Socle, qui utilise désormais l’outil Edko pour sa gestion qualité.
L’automatisation de certaines de ces étapes est un véritable enjeu pour les acteurs de la formation :
Pour ce faire, vous pouvez opter pour des outils spécialisés en gestion qualité.
Edko automatise toute votre gestion qualité grâce à un outil 100% conforme au référentiel Qualiopi !
Passons maintenant au concret. Comment évaluer vos formations ? Retrouvez 3 exemples de questionnaires d’évaluation à chaud parfait pour vos formations et écoles.
Les questions :
Vous souhaitez télécharger le modèle en world ou pdf ?
Les questions :
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Les questions :
Rédaction des questions, optimisation des taux de retours, élimination des biais cognitifs, adaptation des questionnaires aux nouveaux usages digitaux : la création des questionnaires d’évaluation à chaud est une étape chronophage, mais surtout fondamentale. Les réponses aux questionnaires guidant l’intégralité des décisions qualité, leur création mérite une expertise sectorielle avancée. Confrontés à la difficulté de créer des questionnaires d’évaluation pertinents qui répondent véritablement à leurs besoins, les organismes de formation et écoles ont opté pour des outils de gestion simples et efficaces.
Nous avons répertorié quelques cas d’usages qui démontrent l’importance d’un accompagnement sur la création des questionnaires d’évaluation formation pour optimiser votre gestion qualité :
1. Un questionnaire d’évaluation à chaud bien construit = une augmentation des taux de retours des enquêtes
“Un de nos axes d'amélioration était l'augmentation de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction afin que nous ayons la vue la plus fidèle possible. Nous avions la conviction qu'une plus grande représentativité nous permettrait d'établir les bons plans d'action afin d'améliorer de manière continue la qualité de nos formations et du parcours de nos apprenants. Notre objectif était de trouver un outil moderne qui réponde aux attentes des nouvelles générations d'apprenants” explique Maëlle Villaret, responsable qualité satisfaction et employabilité chez Eureka Education, un partenaire d’Edko.
“La rédaction de nos enquêtes faite par Rayan, co-fondateur d’Edko nous a permis de formuler des questions pertinentes et précises, qui nous ont donné des informations clés pour évaluer la satisfaction de nos apprenants.” continue-t-elle.
2. L’automatisation de l’envoi des questionnaires d’évaluation à chaud = une donnée plus fiable et des prises de décision data driven
“la programmation des questionnaires permet une meilleure gestion, un meilleur contrôle des indicateurs et un meilleur suivi” se réjouit Yasmine, responsable des formations chez Canopéa, partenaire d’Edko.
3. Un questionnaire d’évaluation à chaud construit par des experts = amélioration de la qualité
“Dans le cadre de notre recherche de l'efficacité opérationnelle, nous cherchions à optimiser le temps et les ressources nécessaires pour gérer les questionnaires et améliorer la qualité de l'analyse des résultats au sein de notre organisme de formations. Nous sommes conscients que ces tâches peuvent être chronophages et fastidieuses, c'est pourquoi nous étions à la recherche de solutions innovantes pour automatiser une partie de ce processus tout en garantissant des résultats précis et fiables” explique Julien Philipponneau, directeur de l’organisme de formation Le Socle, partenaire d’Edko.
Conscients du rôle fondateur des questionnaires formation pour l’amélioration continue de leurs formations, ils ont décidé de déléguer la création de questionnaires pour se concentrer sur l’essentiel : trouver des solutions d’amélioration innovantes !
L’équipe Edko construit des questionnaires sur-mesure qui répondent à vos objectifs qualité !
L’évaluation à chaud est primordiale pour mettre en place des actions rapides et immédiates. L’évaluation à chaud permet de corriger des erreurs, d’optimiser en temps réel la qualité de vos formations et d’augmenter la satisfaction globale de vos stagiaires. En tant que centre de formation ou école, l’évaluation à chaud prouve votre capacité d’écoute, la qualité de votre service client et la pertinence de vos prestations.
Dans un questionnaire d’évaluation à chaud d’une formation, certaines questions types sont indispensables à inclure : les questions pour calcul des indicateurs de satisfaction (NPS & CSAT) et des questions ouvertes pour récolter des suggestions d’amélioration. Pour construire une enquête d’évaluation parfaite, il est recommandé de mêler des questions quantitatives et qualitatives.
Un questionnaire d’évaluation à chaud d’une formation s’envoie suite à toutes actions mises en place par vos soins, des actions sur lesquelles vous avez un impact et un pouvoir d’amélioration. Ils se remplissent à la fin d’un module ou encore après une intervention extérieure.
Pour que les participants répondent de manière honnête, rassurez-les en communiquant clairement vos intentions.
Même si de plus en plus d’acteurs utilisent des outils de recueil en ligne, une grande majorité d’entre-eux envoient encore des enquêtes sous format papier (format Word), un format vieillissant qui n’offre pas un bon taux de réponse.
D’un côté, les questions quantitatives vous permettent de calculer des indicateurs et vous offrent une vue générale sur la qualité de vos formation. De l’autre, les réponses aux questions qualitatives constituent la base de vos actions d’amélioration. Les réponses qualitatives viennent argumenter les réponses quantitatives. Récolter les données quantitatives et qualitatives via un seul et même questionnaire a l’avantage de vous offrir des réponses plus détaillées, sur lesquelles vous allez pouvoir prendre des décisions objectives.
Pour adapter un questionnaire de satisfaction aux besoins de votre formation, il faut connaître les différents éléments d’une formation à évaluer, définir votre objectif, identifier votre cible. Le questionnaire viendra répondre à tous ces éléments définis en amont.
D’abord, vous allez suivre des KPI liés à l’envoi de vos questionnaires : taux de réponse, taux de clics, taux de retour questionnaires. Puis, les réponses aux questionnaires vous permettront de calculer des KPI qualité propres au secteurs de la formation comme le NPS ou le CSAT.
Il existe plusieurs manières de diffuser les améliorations apportées avec les parties prenantes de la formation :
