Avez-vous les moyens/compétences pour préparer comme il se doit la certification ? Devez-vous vous faire accompagner pour obtenir la certification Qualiopi ? Qui sont les potentiels accompagnateurs ? Comment vous faire accompagner pour le passage de la certification ?
La plupart des organismes de formation qui s’engagent dans une démarche qualité Qualiopi se posent ces questions. Logique : le processus qualité Qualiopi est coûteux en temps et en argent. Pour s’y conformer, il est nécessaire d’opérer des changements internes, de prévoir un plan d’action, un budget.
Responsables qualité et directeurs d’école, cet article est là pour vous aider à mettre en place votre stratégie… Et obtenir le sacro-saint label QUALIOPI.
La loi du 5 septembre 2018 “Avenir professionnel” a permis aux organismes de formation concourant au développement des compétences de bénéficier de fonds publics ou mutualisés (État, les régions, Pôle emploi, OPCO, CPF, FAF, AFTpro…) . L’obtention de ces aides publiques est conditionnée au respect du Référentiel National Qualité (RNQ). Pour prouver son respect, les organismes concernés doivent obtenir la certification Qualiopi. La certification Qualiopi est donc un enjeu majeur pour les organismes de formation souhaitant développer leurs offres, améliorer leur qualité et attirer in fine de nouveaux clients/stagiaires.
La certification Qualiopi est délivrée après un audit initial, durant lequel un organisme certificateur accrédité (voir liste sur le site du Ministère du Travail) contrôlera le respect des indicateurs du RNQ pour les actions qui vous concernent (VAE, OF, AFC, CBC, CFA).
Le passage de l’audit Qualiopi nécessite une certaine préparation :
La mise en conformité de votre organisme de formation ne passe pas nécessairement par un accompagnement externe, bien qu’il soit le bienvenu. Certains organismes optent pour une préparation autonome de l’audit (en suivant pas-à-pas les indications du guide de lecture) quand d’autres investissent dans un accompagnement externe.
Votre choix dépend de plusieurs critères, qui diffèrent d’un organisme à l’autre :
Gardez en tête que la démarche Qualiopi est exigeante. La mise en conformité au RNQ est chronophage. Beaucoup d’organismes de formation peinent à prendre du recul sur leurs process internes, à prendre des décisions éclairées et à appliquer le guide de lecture Qualiopi avec toutes les subtilités qu’il comporte dans les temps. L’accompagnement devient alors une réponse pertinente en sécurisant votre passage de l’audit et en accélérant la mise en conformité du processus qualité.
Il existe plusieurs formes d’accompagnement. Ci-dessous, nous faisons un focus sur 3 types d'accompagnements (la liste n’est pas exhaustive).
La plupart des organismes de formation se font conseiller en amont sur la mise en conformité de leurs process internes. Pour ce faire, ils font appel à des experts qualité, généralement spécialisés dans le domaine de la formation professionnelle. Leur prestation de conseil diffère en fonction des besoins des organismes concernés.
💡 Certifopac (auditeur accrédité faisant passer l’audit initial et délivrant le label Qualiopi) a mis en ligne une liste non-exhaustive d’accompagnateurs à la certification Qualiopi. Les experts de cette liste ont été sélectionnés selon plusieurs critères :
Attention, cette liste n’est pas exhaustive. De nombreux autres consultants qualité qui n’apparaissant pas dans cette liste font du très bon boulot.
Comment savoir si mon accompagnateur est sérieux ?
Vérifiez surtout que le consultant qualité choisi soit issu du secteur de la formation professionnelle/formation continue/secteur éducatif pour que son accompagnement soit adapté à vos problématiques spécifiques. En plus : examinez leurs recommandations, formations et cursus universitaires, leur réputation…
Quel est le prix d’un expert qualité ?
L’accompagnement d’un expert qualité a un certain coût, qui diverge en fonction de vos besoins. N’hésitez pas à demander quelques devis pour vous faire une idée du prix moyen.
Certains organismes de formation n’ont pas les moyens financiers (ou ont simplement les compétences nécéssaires en interne) de se faire accompagner dans leur processus de certification sur la durée : ils préparent le passage de la certification Qualiopi en autonomie, en suivant les indications du Guide de Lecture.
Or, pour s’assurer que leur préparation est suffisante, ils investissent dans ce qu’on appelle des “audits blancs” : il s’agit d’une ou plusieurs journée(s) “test” qui les place dans les mêmes conditions que l’audit initial. La personne qui réalise l’audit blanc (généralement un consultant expert Qualiopi) passe en revue les indicateurs du Référentiel National Qualité dans les mêmes conditions qu’un audit classique. À l’issue, il leur donne des conseils utiles, des recommandations, signale les éventuelles non-conformités, aiguille sur les priorités et le pourcentage de chance de réussite de l’audit initial… En bref, cette journée permet de tester votre préparation en conditions réelles !
Avec les avancées technologiques, les organismes de formation ont l’opportunité de simplifier la mise en conformité de leur processus qualité interne grâce à l’utilisation d’outils spécialisés. L’utilisation quotidienne de certains outils qualité spécialisés dans le secteur de l’éducation permet de simplifier la mise en conformité de votre organisme à certains indicateurs Qualiopi.
Voici quelques exemples :
"La mise en place d'Edko nous a permis de bénéficier de nombreux avantages significatifs. En plus de nous faire gagner du temps et de simplifier les tâches administratives, ce logiciel nous a également permis d'optimiser nos processus internes et d'améliorer notre productivité. (…) Premièrement, nous sommes en complète conformité avec QUALIOPI sur ses critères de qualité. Ensuite, l'efficacité que nous avons gagnée, nous a permis d’économiser du temps et donc, de nous permettre de nous concentrer sur les résultats des enquêtes plutôt que de la gestion de ces dernières.” explique Julien Philipponneau, directeur de l’organisme Le Socle.
PS : Il faut voir les outils d’automatisation comme des accompagnateurs dans la durée, même après le passage de l’audit Qualiopi.
Le Ministère du Travail met à disposition un guide de lecture (aujourd’hui dans sa version 8, version 9 applicable à partir du 8 mars 2024 et intégrant des exigences pour les sous-traitants). Ce guide explicite les obligations qualité du Référentiel National Qualité :
C’est votre allié numéro 1.
Si vous optez pour une préparation de l’audit en interne, voici quelques conseils :
PS : Pour multiplier vos chances de réussite, optez pour un accompagnement 360° : consulting + audit blanc + outils.
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Le coût de la démarche de certification Qualiopi dépend de vos choix d’accompagnement.
Le prix dépend donc :
À cela, il faut ajouter le prix de la certification Qualiopi sur 3 ans, qui implique :
Nos conseils pour prendre une décision éclairée :
Un accompagnement Qualiopi a de nombreux avantages, voici les principaux :
Edko est un logiciel de feedback spécialisé dans le secteur de la formation. Nos experts vous accompagnent sur la création, la diffusion, la récolte et l’analyse de vos questionnaires formation et sur tout votre processus de gestion qualité pour répondre au critère 7 Qualiopi.
