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Je suis certifié Qualiopi, pourquoi dois-je encore faire l’objet de contrôles de la part des financeurs ?
Cette question, de nombreux organismes de formation se la pose. Alors que l’on pourrait penser qu’une fois certifié, les contrôles sont derrière nous, qu’en est-il vraiment ? La certification Qualiopi est-elle une réelle garantie pour éviter d’autres contrôles ? Dans cet article, nous répondons à ces fameuses questions.
Pas vraiment… La certification Qualiopi est une reconnaissance officielle qui atteste de la qualité des processus d’un prestataire concourant au développement des compétences. Elle permet d’établir que l’organisme respecte les critères de qualité du Référentiel National Qualité à l’instant T. Cette vérification est d'ailleurs renouvelée lors de l'audit de surveillance et de renouvellement.
Or, cela n’empêche pas les financeurs de contrôler les actions qu’ils financent. En effet, ils ont la mission de garantir que les fonds publics et aides mutualisées soient utilisés légitimement et financent des formations réellement qualitatives. Ils s’assurent donc que les prestataires certifiés et financés mettent véritablement en place des actions qualitatives.
Pour résumer, la certification Qualiopi est un premier “contrôle” des prestataires de la formation professionnelle, permettant de donner accès à des fonds publics et aides mutualisées, qui n’empêche pas une surveillance et un contrôle a postériori de l’existence et de la qualité des actions financées. Ces contrôles à postériori permettent de garantir la qualité de l’écosystème de la formation professionnelle sur le long terme.
Maintenant que c’est dit, faisons un zoom sur ces fameux contrôles des financeurs de la formation professionnelle.
Les contrôles s’adressent aux prestataires concourant au développement des compétences qui bénéficient de fonds publics ou mutualisés de la part des financeurs de la formation professionnelle. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022 (date d’entrée en vigueur de la loi Avenir de 2018), les acteurs de la formation bénéficiant de fonds publics et d’aides mutualisées doivent être certifiés Qualiopi.
Les contrôles des financeurs se basent sur toutes les actions concourant au développement des compétences mentionnées à l’article L6313-1 du Code du Travail :
Les financeurs de la formation professionnelle peuvent réaliser deux types de contrôles :
- Le contrôle qualité
- Le contrôle de service fait
PS : nous ne rentrerons pas dans les détails, notamment concernant les actions de formation par apprentissage. L'objectif de cet article étant de vous expliquer les contrôles existant.
Découvrons de quoi il s’agit 👇
Par qui est réalisé le contrôle qualité ?
Selon l’article L. 6316-3 du Code du travail, les organismes financeurs cités à l’article L. 6316-1 du Code du travail (OPCO, Commission Paritaire Interprofessionnelle, la Caisse des dépôts et consignations, l’État, les régions, France Travail et AGEFIPH), procèdent à des contrôles afin de s’assurer de la qualité des formations effectuées.
Quel est l’objet de ce contrôle ?
Selon l’article L. 6316-3 du Code du Travail, les financeurs doivent s’assurer de la qualité des formations dispensées par les prestataires de la formation. Ces contrôles de la qualité permettent aux financeurs de s'assurer de la qualité des actions financées et de leur conformité aux obligations légales et réglementaires (R 613-6 du Code du Travail). Selon l'article R6316-6 du Code du Travail, ces contrôles qualité doivent permettre de vérifier :
L’objectif de ce contrôle de la qualité est de contribuer à l’amélioration de la qualité des actions de la formation professionnelle en permettant aux financeurs de vérifier la qualité des actions mises en œuvre par le prestataire. Comme le rappelle la Charte Contrôle Qualité Ocapiat, "ces contrôles qualité doivent être distingués des audits qualité réalisés par les organismes certificateurs habilités à délivrer la certification Qualiopi" . Les audits qualité ne se "substituent pas" aux contrôles qualité des financeurs. Ça a le mérite d'être clair et de répondre à la question principale de l'article : la certitication Qualiopi n'exempt pas les prestataires des contrôles de la qualité réalisés par les financeurs de la formation professionnelle.
Mise en situation :
Vous êtes prestataire au développement des compétences. À ce titre, vous obtenez la certification Qualiopi (pour une ou plusieurs catégories d’actions) qui vous ouvre le droit de bénéficier de fonds publics et d’aides mutualisées. Une fois votre certification attribuée, ce n’est pas fini. Vous pouvez encore vous faire contrôler par les financeurs, qui vont vérifier la qualité effective des actions qu’ils financent ainsi que le respect des engagements pris dans le cadre de la certification Qualiopi pour la mise en œuvre des actions financées.
Comment est réalisé le contrôle qualité des financeurs ?
Le contrôle qualité peuvent se dérouler sur pièce ou sur place. Les financeurs peuvent solliciter tout document et pièce leur permettant de vérifier la qualité des formations dispensés et faisant l’objet d’une prise en charge.
Mutualisation des contrôles qualité :
Le décret du 28 décembre 2023 est venu renforcer les pouvoirs de contrôle des organismes financeurs. De ce fait, le contrôle qualité peut être réalisé conjointement à un contrôle de service fait (nous vous expliquons plus bas de quoi il s'agit). Les contrôles peuvent être coordonnés et mutualisés entre organismes financeurs. De plus, les contrôles peuvent être exercés pour le compte d’un ou plusieurs financeurs par une structure qu’ils mandatent à cet effet (R6316-7 du Code du Travail).
Les sanctions des financeurs suite à un contrôle qualité :
Le décret du 28 décembre 2023 mentionne que les financeurs qui constatent la méconnaissance, par un prestataire, de ses obligations relatives à la qualité des actions le signalent directement, de manière étayée, à l'organisme certificateur ou à l'instance de labellisation qui lui a délivré la certification Qualiopi (Art. R. 6316-7-1), ce qui peut remettre en cause la certification. Selon l'article Art. R. 6332-26. du Code du Travail, les opérateurs de compétences n'ont pas à prendre en charge les dépenses liées aux actions d’un prestataire de formation ou d’un employeur qui s'opposent au contrôle de la qualité des actions qu'ils financent.
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Par qui est réalisé le contrôle de service fait ?
Les financeurs de la formation professionnelle vérifient que les sommes (fonds publics ou aides mutualisées) engagées correspondent bien aux actions financées. Pour les opérateurs de compétences, il s’agit d’une obligation explicite prévue par l’article R. 6332-26 du Code du travail.
Le contrôle de service fait, qu’est-ce que c’est ?
En pratique, le réglement des formations se fait généralement après la réalisation des prestations de formation, sauf en cas d’échalonnement des paiements. De ce fait, les financeurs s’assurent, par un contrôle de service fait, que les actions de formation qu’ils financent sont bien exécutées. Le contrôle de service fait est donc la vérification, par les financeurs de la formation professionnelle et notamment les OPCO, de l'existence complète et de la bonne exécution des prestations qu’ils financent et de leur cadre.
Selon l’article R. 6332-26 du Code du travail, le contrôle de service fait s’effectue au regard de pièces justificatives. La liste des pièces est mentionnée dans un arrêté du 21 décembre 2018. Elles sont les suivantes :
Sont aussi prises en compte les informations relatives à la réalisation de l’action qui ont été transmises par l’employeur et par la personne qui suit cette action. En cas d’anomalie ou de plainte relative à l'exécution d'une action, les financeurs peuvent demander tout document complementaire permettant de s’assurer de la réalité de l’action qu’ils financent et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.
Mandat du contrôle :
Le contrôle de service fait peuvent être réalisé par les financeurs eux-mêmes ou via un mandataire.
Les sanctions des financeurs suite à un contrôle de service fait :
Selon l'article Art. R. 6332-26. du Code du Travail, l'opérateur de compétences ne prend pas en charge les dépenses liées aux actions d’un prestataire de formation ou d’un employeur qui ne fournissent pas l'ensemble des pièces prévues ou demandées lors d'un contrôle de service fait ou n'exécutent pas une ou plusieurs actions (concourant au développement des compétences).
Si un manquement de l’entreprise ou de l’organisme prestataire au respect de ses obligations réglementaires, légales ou conventionnelles est relevé, il s’expose donc à une ou plusieurs sanctions. Voici des exemples de sanctions : remboursement des financements accordées, refus de paiement ou de financement suite à une anomalie ou encore la suspension des versements des financements accordés dans l’attente d’une régularisation. Pour découvrir les types de sanctions existantes, nous vous conseillons de vous référer à la Charte d’Ocapiat (un des opco existants), qui liste les sanctions possiblement encourues et donne une bonne vision des conséquences d'un contrôle par un opérateur de compétences.
Quoiqu'il advienne, tout manquement par un prestataire de formation ou un employeur dans l'exécution des actions sera remonté aux services de l'Etat compétents et pourra faire l'objet de sanctions.
Pour conclure, ne vous étonnez pas si vous faites l’objet d’un contrôle des financeurs suite à une certification Qualiopi. Il faut simplement que vous gardiez bien précieusement les pièces justificatives, toutes les preuves qui vous ont permis d’obtenir la certification Qualiopi et les différents documents mentionnés dans cet article.
Sources :
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