Vous avez passé l’audit initial avec brio ? Vous êtes définitivement engagé dans le processus qualité Qualiopi ! Félicitations !
Mais, ce n’est que le début du processus qualité…
Le cycle Qualiopi vous engage dans un processus qualité de 3 ans, jusqu’à son potentiel renouvellement. Or, le processus de contrôle ne s’arrête pas à la délivrance du label Qualiopi (audit initial). Les actions de votre organisme de formation seront contrôlées au plus tôt 14 mois après la délivrance de la certification, lors d’un audit de surveillance.
Qu'est-ce que l'audit de surveillance ? Quand faut-il passer l'audit de surveillance Qualiopi ? Comme s’y préparer ?
Pour tout comprendre à l’audit de surveillance, restez avec nous 👇
L’audit de suivi, nommé audit de surveillance, fait partie intégrante du processus qualité Qualiopi. Pour bénéficier d’aides publiques et de fonds mutualisés, les prestataires d’actions concourant au développement des compétences doivent s’inscrire dans une démarche qualité permanente et répondre aux exigences du Référentiel National Qualité, dont la certification Qualiopi atteste le respect, tout le long d’un cycle de 3 ans (renouvelable).
La certification Qualiopi, dont l’objectif est de garantir la qualité des actions concourant au développement des compétences, est délivrée après le passage d’un audit initial. Puis, votre processus qualité est de nouveau contrôlé lors d’un audit de surveillance (au milieu de la certification), qu’on vous décrit dans cet article 😉
🎯 Quel est l’objectif de l’audit de surveillance ?
Après l’audit initial et la délivrance de la certification, l’audit de surveillance permet de vérifier que le Référentiel National Qualité en vigueur est toujours appliqué par l’organisme certifié. L’objectif est d’éviter un relâchement après la délivrance de la certification et de pérenniser la démarche qualité Qualiopi dans le temps, notamment, car elle ouvre le droit à des financements publics (OPCO, Etats, Régions, CPF, …). 💸
Découvrons ensemble les modalités de passage de l’audit de surveillance, en décryptant l’article 2 du décret du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au Référentiel National Qualité 👇
📆 Quand passer l’audit de surveillance ?
L’audit de surveillance doit être réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la date d’obtention de la certification.
📍 Quel est le lieu de l’audit ?
Contrairement à l’audit initial ou l’audit de renouvellement, l’audit de surveillance est réalisé à distance, excepté dans certains cas :
💰 Quel est le coût de l’audit ?
Le coût de l’audit de surveillance dépend de la durée de l’audit de surveillance, qui est réglementée par l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019.
La durée dépend du Bilan pédagogique et financier de l’organisme certifié (son chiffre d’affaires), du nombre de sites et des catégories d’actions comprises dans le périmètre de la certification Qualiopi.
PS : pour les nouveaux entrants à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance est majorée d’une demi-journée, pour permettre la vérification de certains indicateurs (dont la mise en œuvre n’a pas été contrôlée durant l’audit initial).
Edko accompagne les prestataires à répondre au critère 7 Qualiopi. Envie de tester gratuitement notre outil ?
L’audit de surveillance est réalisé par un organisme certificateur, dont vous pouvez retrouver la liste mise à jour sur le site du Ministère du Travail.
Avant l’audit, l’organisme certificateur collecte auprès du prestataire concerné :
L’organisme certificateur vous communiquera ensuite un plan d’audit qui déterminera le périmètre de l’audit, les noms des personnes à entendre en entretien et les indicateurs audités.
Le jour de l’audit, l’organisme certificateur vérifiera :
Après l’audit :
L’organisme audité reçoit les conclusions de l’audit datées et signées par l’organisme certificateur selon les délais prévus par ce dernier.
Selon l’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au RNQ (mis à jour le 19 février 2024), l’organisme certificateur procède “à minima” à une revue des indicateurs suivants :
PS : pour les organismes ayant bénéficié de conditions de durée aménagées à l’audit initial, l’organisme certificateur vérifiera les indicateurs n’ayant pas été contrôlés durant l’audit initial.
PS 2 : pour les nouveaux entrants à l’audit initial, l’organisme certificateur contrôlera l’ensemble des indicateurs qui concernent sa catégorie d’action.
Quelques bonnes pratiques pour réussir l’audit de surveillance avec brio :
Pour pérenniser leur démarche d’amélioration continue, certains prestataires optent pour des outils d’automatisation, qui permettent de simplifier leur processus qualité et d’être serein pour l’audit de surveillance.
Par exemple, l’outil Edko propose à ses partenaires d’automatiser la sollicitation, le traitement des appréciations et la mise en œuvre d’un système de gestion qualité efficace, afin d’être durablement conforme au critère 7 (indicateur 30 et super-indicateurs 31 et 32).
“L’impact d'Edko sur notre entreprise s'est traduit par une amélioration significative de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction, une reconnaissance positive de notre auditeur lors des audits Qualiopi et une contribution essentielle à notre processus d'amélioration continue. Les données concrètes recueillies grâce à l'utilisation d'Edko ont renforcé notre capacité à évaluer, mesurer et améliorer la qualité de nos formations, en garantissant une expérience d'apprentissage de haut niveau pour nos apprenants” explique Maëlle Villaret, Responsable qualité satisfaction et employabilité chez Eureka Education, utilisatrice de l’outil Edko.
Edko est un logiciel de feedback spécialisé dans le secteur de la formation. Nos experts vous accompagnent sur la création, la diffusion, la récolte et l’analyse de vos questionnaires formation et sur tout votre processus de gestion qualité pour répondre au critère 7 Qualiopi. Envie de tester gratuitement notre outil ?
La durée de l’audit de surveillance est encadrée juridiquement : elle se calcule en fonction du chiffre d’affaires, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d’actions pour lesquelles vous souhaitez être certifié :
Source : Legifrance, article 4 arrêté du 6 juin 2019 mis à jour.
À compter du 8 mars 2024, il faudra appliquer la dernière version du guide de lecture Qualiopi, soit la version 9, qui s’accompagne des obligations concernant les sous-traitants.
Le délai de l’audit de surveillance est réglementé. Il doit se dérouler entre le 14ᵉ mois et le 22ᵉ mois suivant la date d’obtention du certificat. Le contrat de certification engage les prestataires concernés à prendre toutes les dispositions nécessaires pour réaliser l’audit de surveillance dans les délais. Si l’audit de surveillance n’est pas réalisé dans les temps, le certificat sera suspendu.
Source : Certifopac.
L'échantillonnage des actions par l'auditeur doit être représentatif de l'activité du prestataire sur la période de référence : entre l’audit initial et l’audit de surveillance. Cet échantillonnage est communiqué à l’organisme audité uniquement durant la réunion d’ouverture de l’audit de surveillance.
Source : Legifrance, article 2 arrêté du 6 juin 2019, mis à jour en 2024.
Sources générales :
