Tout savoir sur la version 8 du guide de lecture Qualiopi : décryptage des changements et impacts

La dernière version du guide de lecture Qualiopi a été actualisée le 23 novembre 2023. Depuis trois ans, les auditeurs et organismes de formation se basaient sur la version 7, qui nécessitait quelques modifications et éclairages. C’est chose faite avec la version 8. Cette nouvelle version est applicable pour tous les audits réalisés deux mois après sa diffusion, soit à partir du 23 janvier 2024. Avant, les audits se baseront sur le guide de lecture version 7.

Pour rappel, le guide de lecture est une grille d’analyse du Référentiel National Qualité. Il aide les auditeurs et organismes concernés à répondre aux exigences dudit référentiel, à se préparer au passage des audits (niveau d’attendu des indicateurs, exemples de preuves, de non-conformité, etc) et permet d’harmoniser les conditions de passage.

La guide de lecture version 8 ne bouleverse pas l’ancien guide de lecture. Néanmoins, des modifications étaient nécessaires pour mieux appréhender le contrôle du Référentiel National Qualité et la délivrance de son label Qualiopi. Les plus importants changements de ce guide ont été d’expliciter certains éléments de langages et d’ajouter des obligations spécifiques qui découlent du Référentiel National Qualité. Le préambule a été largement étoffé pour donner plus de contexte sur les objectifs du Référentiel et rappeler l’écosystème autour dequel il gravite.

Zoom sur le préambule du Guide de lecture Qualiopi version 8

Les apports sur le contexte de l’audit Qualiopi

D’abord, le préambule de la version 8 rappelle que “l’audit de certification se distingue d’un contrôle des autres obligations réglementaires auxquelles sont assujettis les prestataires d’actions concourant au développement de compétences” .

Concernant la monde de la formation, plusieurs typologies de contrôles existent et cohabitent en 2023 :

• Les audits qualité mené dans le cadre de la labélisation Qualiopi (audit initial, de surveillance ou de renouvellement) ;
• le contrôle de la qualité des actions de formation ;
• le contrôle de "service fait" des Opco ;
• le contrôle administratif et financier diligenté par les SRC (services régionaux de contrôle) ;
• le contrôle pédagogique des formations par apprentissage réalisé par l’Éducation nationale ou les réseaux consulaires ;
• le contrôle de l’habilitation à former à une certification enregistrée au RNCP ou au RS.

La transparence sur l’existence de ces contrôles ne semblait pas suffisante avant la sortie de la version 8 du guide de lecture, d’où la nécessité de rappeler que l’audit Qualiopi est “une attestation délivrée par une tierce partie relative au processus mis en oeuvre par les organismes de formation, prestataires d’actions concourant au développement des compétences” et non pas un contrôle de la qualité des formations, ce qui justifie l’existence d’autres types de contrôles qualité. Cette précision est nécessaire lorsque l’on sait que 83% des organismes certifiés Qualiopi l’ont fait pour attester de la qualité des formations, alors que Qualiopi atteste de la qualité du processus des acteurs de la formation (enquête de la Darès), marque d'une méconnaissance des objectifs qualité du label.

Les apports sur la conduite de l’audit :

Le préambule vient éclairer sur la conduite de l’audit. Il rappelle que “les exemples de preuves ne sont pas exhaustifs” et “qu’un élément de preuve peut être présenté pour attester du respect de plusieurs indicateurs, s’il est pertinent”. Ces annotations témoignent d’une ancienne difficulté des auditeurs et organismes à savoir si les éléments de preuves mentionnés dans l’ancien guide de lecture étaient les seuls à pouvoir témoigner d’un respect du Référentiel National Qualité. Aujourd’hui, le guide de lecture version 8 est formel : les éléments de preuves sont mentionnés à titre d’exemples non exhaustifs. Le changement du terme “éléments de preuves” par “exemple de preuves” vient appuyer ce changement de paradigme.

Le préambule est complété par deux annotations importantes :

• “la conformité repose sur l’appréciation de l’auditeur quant à la mise en œuvre des exigences”
• “L’appréciation par l’auditeur des exigences du référentiel national qualité doit être proportionnée et cohérente avec les caractéristiques de la formation”

ce qui donne définitivement une marge de manœuvre aux auditeurs et répond mieux à la réalité du terrain. Cette nouvelle approche permet une évaluation des exigences qui est plus adaptée au contexte de chaque formation. Comme l’a justement rappelé Jean-Pierre MOUCHET, auditeur Qualiopi, le “bon sens” s’écrit dans cette version 8, ce qui permet de limiter l’interprétation faite par les audités et les auditeurs.

Les apports majeurs du guide de lecture Qualiopi version 8 :

Avant de rentrer dans les détails des indicateurs, examinons les apports généraux de cette version 8 sur l’ensemble des indicateurs.

• Une grande partie des indicateurs font mention d’obligations spécifiques concernant les certifications professionnelles RNCP et RS
• Les obligations spécifiques pour les CFA ont été précisées, ce qui rendra les audits plus fluides
• L’indicateur 12 sur la gestion des abandons concernent aujourd’hui seulement les formations supérieures à 2j.
• Beaucoup d’exemples de preuves ont été ajoutés. On retrouve notamment de précisions sur la prise en charge du handicap, avec des exemples précis.
• Certains indicateurs ont fait l’objet d’une plus grande souplesse d’appréciation (notamment l’indicateur 30, sur la collecte des appréciations des financeurs). Les niveaux attendus de certains indicateurs font l’objet d’une interprétation plus précise, soit dans le sens d’un assouplissement, soit dans le sens d’un durcissement.‍
• Le présent guide impose davantage l’utilisation d’outils‍
• Des Nota Bene (NB) viennent enrichir le guide et encadrer les audits
• Une mention (enfin) de la FOAD
• Enrichissement du glossaire

Edko continue sa mission d’accompagnement des organismes de formation sur le critère 7 (indicateurs 30, 31, 32) grâce à un outil d’automatisation sur-mesure. Envie de tester notre solution de gestion qualité 100% conforme à la nouvelle version du guide de lecture Qualiopi ?

Zoom sur les changements majeurs des indicateurs dans le guide de lecture version 8

La version 8 du guide de lecture a opéré quelques modifications sur les 32 indicateurs. Découvrons les principaux changements sur chacun des indicateurs ! Pour télécharger le nouveau guide de lecture (V8), rdv ici.

Indicateur 1 : le prestataire diffuse une information accessible au public, détailles et vérifiable sur les prestations proposées :

• Le niveau attendu reste le même, avec une précision sur l’obligation d’une information “mise à jour”
• le guide de lecture mentionne en “NB” que l’information est diffusée avant la contractualisation et précise qu’elle peut être diffusée par n’importe quel moyen (site internet, proposition commerciale etc)
• Une obligation a été ajoutée pour les certifications professionnelles : l’obligation de mentionner “le libellé exact de la certification, le code RNCP/RS, le nom du certificateur et la date d’enregistrement de la certification”
• Le glossaire de l’indicteur donne une précision importante sur l’application de l’indicateur pour les personnes handicapées : celle de diffuser “les conditions d’accueil et de sécurisation des parcours de formations”

L’indicateur 2 : Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en oeuvre et des publics accueillis :

• La version 8 a assoupli le niveau attendu de cet indicateur en supprimant la notion “d’indicateur de performance et d’accomplissement” : désormais, les organismes doivent diffuser des indicateurs, peu importe qu’ils soient de performance ou d’accomplissement.
• Une précision a été ajoutée concernant les CFA, mentionnant que “si les données ne sont pas disponibles sur Inserjeunes, le CFA calcule et diffuse des indicateurs de résultats”

Indicateur 3 : lorsque le prestataire met en oeuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe que les taux d’obtention des certifications préparées :

• Le niveau attendu a été précisé, avec l’ajout d’une obligation d’information sur “l’intégralité des items mentionnés”
• Un NB a été également ajouté et explicite la notion de taux d’obtention (”l’information sur les débouchés comprend le taux d’insertion global dans l’emploi et le taux d’insertion dans le métier visé”, en obligeant les prestataires à le corréler avec le taux de participation.

Indicateur 4 : le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné :

• Le guide de lecture version 8 mentionne une précision pour les CFA et l’alternance : l’analyse prévue en amont de la contractualisation peut-être “complétée au début du parcours de formation. Elle intègre la vérification des missions proposées par l’entreprise avec le diplôme ou la certification professionnelle visée”

Indicateur 5 : le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation

• Clarification du niveau attendu, qui précise que les objectifs spécifiques qui ont été définis “peuvent faire l’objet d’une évaluation”
• des exemples de preuves ont été ajoutés
• Une obligation spécifique pour les RNCP / RS mentionne que les “objectifs doivent être conformes aux objectifs fixés par la certification inscrite au RNCP/RS”
• Ajout d’un glossaire pour définir “objectifs opérationnels et évaluables” comme étant des “objectifs identifiés de la prestation, à court et/ou moyen-terme, observables et mesurables”

Indicateur 6 : le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en oeuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires :

• Encore une fois, le bon sens est écrit, avec plus d’exemple de preuves
• Une obligation supplémentaire sur les obligations spécifiques des formations certifiantes
• La V8 apporte des précisions sur la mise en place de cet indicateur pour les personnes handicapées, avec la mention d’une obligation d’“accessibilité ou possibilités d’adaptation des modalités proposées aux apprenants en situation de handicap”
• Aussi, le glossaire mentionne clairement la notion de “blended learning”, qui sont des séquences de formations en ligne et en présentiel

Indicateur 7 : Lorsque le prestataire met en oeuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.

• Ajout d’exemples de preuves
• Ajout d’un NB pour préciser que “la prestation doit être conforme au référentiel d’activité, de compétences et d’évaluation de la certification visée”

Indicateur 8 : le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation

• Modification du niveau attendu : on ne doit plus prouver la “mise en oeuvre” mais ‘l’existence de procédures de positionnement”, ce qui est  différent.
• On retrouve l’ajout d’obligations spécifiques pour les formations certifiantes et les personnes handicapées
• Ajout d’exemples de preuves, notamment celle de l’auto-positionnement, qui n’existait pas dans la version 7
• Le glossaire a été enrichi par une définition des “procédures d’évaluation des acquis”

Indicateur 9 : le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation

• Ajout d’exemples de preuves
• Des exemples de preuves spécifiques concernant les formations à distance
• Ajout d’une obligation spécifique pour les centres de bilans de compétences (CBC) qui renvoie au code du travail.

Indicateur 10 : Le prestataire met en oeuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires

• Le niveau attendu a été assoupli, avec l’ajout de cette phrase “lorsque l’analyse du besoin en établie la nécessité”
• Ajout d’exemples de preuves, notamment pour les personnes en situation de handicap
• Ajout d’une obligation spécifique concernant les CFA : en plus de l’adaptation éventuelle de la prestation “le prestataire met en oeuvre les dispositifs de la loi relatives aux obligations des CFA pour l’accompagnement des apprentis”

Indicateur 11 : Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation

• Ajout d’exemple de preuves (pas que des quizz et des QCM)
• Ajout d’un NB qui explicite ce qu’on attend par une “formalisation du processus” et qui demande qu’elle soit “définie et matérialisée par des outils”

Indicateur 12 : Le prestataire décrit et met en oeuvre des mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les rupture de parcours

• Ajout d’une précision importante : cet indicateur concerne désormais seulement les formations “d’une durée supérieur à 2 jours”
• Obligation spécifique pour les CFA enrichit avec un renvoi vers le code du travail
• Ajout d’exemples de preuves, notamment pour les personnes handicapées
• Ajout d’un NB obligeant “les mesures mises en oeuvre” a être “démontres et matérialisées par des outils”

Indicateur 13 : Pour les formations en alternance, la prestataires, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées

• Précision du niveau attendu, avec ajout d’une phrase qui impose de démontrer que les principes de la pédagogie de l’alternance sont mis en oeuvre “grâce à un processus formalisé d’articulation itératif des apprentissages entre le centre de formation et l’entreprise”
• Un exemple de preuve a été ajouté pour les personnes handicapes

Indicateur 14 : le prestataire met en oeuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté

• Ajout d’un exemple de preuve
• Enrichissement du glossaire avec la définition d’un “accompagnement socio-professionnel et éducatif”, avec des exemples supplémentaires

Indicateur 15 : Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel :

• Un NB a été ajouté pour indiquer que cette information “fait partie des missions des CFA”

Indicateur 16 : lorsque le prestataire met en oeuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

• Des exemples de preuves ont été ajoutés, notamment pour les personnes handicapées
• Un NB clarifie la situation dans laquelle le prestataire n’est pas chargé de l’évaluation ⇒ “il oriente le bénéficiaire vers l’évaluateur”

Indicateur 18 : le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants interne et/ou externes :

• Assouplissement du niveau attendu : le guide ne fait plus référence à une notion de “coordination” ni “d’intervenants externes ou internes” mais simplement d’une obligation “d’identification”
• Ajout d’exemples de preuves
• Ajout d’une définition “mobiliser les intervenants” dans le glossaire

Indicateur 19 : Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier

• Assouplissement du niveau attendu avec la suppression d’une obligation d’actualisation des ressources dans le niveau attendu, il faut désormais qu’elles soient “cohérentes avec les objectifs des prestations”
• Ajout d’exemples de preuves
• Ajout d’une obligation spécifique pour les formations à distance

Indicateur 20 : Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et international, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement

• Le niveau attendu à été étoffé avec, en plus des listes, “des actions mises en oeuvre en faveur de la mobilité”
• Des exemples de preuves concernant les “actions mises en oeuvre” ont été ajoutés
• Un NB a été ajouté concernant les missions CFA

Indicateur 21 : Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations :

• Le niveau attendu a été précisé : la maîtrise des compétences devant être “vérifiée” dans la version 7 alors qu’elle doit “faire l’objet d’une évaluation par le prestataire” dans la version 8.
• Ajout d’exemples de preuves pour les centres de bilans de compétences (CBC)
• Ajout d’un glossaire pour définir “mobiliser les compétences”

Indicateur 22 : Le prestataire entretient et développe les compétence de ses salariés, adaptées aux prestations qu’ils délivrent

• Reformulation du niveau d’attendu, en remplaçant “plan de développement” par la formulation “leviers de formation et de professionnalisation”
• Ajout d’exemples de preuves, notamment la “qualification des personnels”

Indicateur 23 : le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements

• Changement du niveau attendu à deux niveaux : avant, l’attendu faisait référence à une obligation d’”exploitation” de la veille, tandis qu’aujourd’hui, l’attendu requiert “sa prise en compte” en ajoutant une obligation de communication interne de la veille
• Les exemples de preuves sont grandement étoffés
• Changement de la non-conformité : avant, une non-conformité était appliquée lorsqu’il y avait “une exploitation partielle de la veille mise en place”, avec la version 8, la non-conformité se transforme en “l’absence d’exploitation de la veille mise en place”. On peut constater une clarification qui va dans le sens d’un allégement.

Indicateur 24 : Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des empois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements

• Reformulation du niveau attendu, avec l’obligation de la “mise en place d’une veille sur les thèmes de l’indicateur et son impact éventuel sur les prestations” : on ne doit plus prouver l’exploitation, mais l’éventuel impact de la veille sur les prestations, on demande ici la communication interne de la veille.
• La non-conformité est la même que l’indicateur 23

Indicateur 25 : le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologies permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements

• Beaucoup plus d’exemples de preuves.

Indicateur 26 : le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaire pour accueillir, accompagner, former ou orienter les publics en situation de handicap

• Durcissement de l’attendu : obligation de “démontrer l’identification d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champs du handicap mobilisable par les personnels” ⇒ on ne demande plus un simple annuaire de contacts mais un véritable réseau possible à mobiliser
• Ajout d’exemples de preuves avec notamment la mention de Cap Emploi et des MDPH (manquants dans la version 7)

Indicateur 27 : lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité du présent référentiel

• Des exemples de preuves ont été ajoutées, avec notamment “le contrat de sous-traitance” ⇒ on s’adresse ici aux sous-traitants non Qualiopi.
• Un NB précise que cet indicateur “n’impose pas aux sous-traitants l’obligation de certification Qualiopi”, une mention qui fait sens dans le contexte de l’attente du décret (encore en projet) prévu pour janvier 2024 et qui risque d’imposer une certification à certains sous-traitants (dans le cadre du CPF).

Indicateur 28 : lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.

• Un NB a été ajouté et mentionne que cet indicateur “concerne tous les prestataires de la formation dans leur capacité à mobiliser un réseau de partenaires lorsque la formation prévoit une période en entreprise” (AFEST, stages etc)

Indicateur 29 : Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences

• Ajout d’exemples de preuves

Indicateur 30 : Le prestataire recueille les appréciation des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées

• Changement du niveau attendu : on ne demande plus de démontrer “la mise en place d’un système de collecte des appréciations” mais “la sollicitation des appréciations”.
• Ajout d’une précision importante dans la non-conformité : “S’agissant des financeurs, une nonconformité mineure est caractérisée par l’absence de contact ou de participation à des webinaires ou réunions organisés par le financeur” ⇒ ici, on écrit noir sur blanc qu’une appréciation, pour les financeurs, peut être une simple participation à une réunion, ce qui change la substance de l’indicateur.
• Ajout d’un NB qui allège encore une fois l’obligation de sollicitation des financeurs : les sollicitations doivent être réalisées au moins une fois/an (et pas après chaque prestation)
• Ajout d’une obligation spécifique pour les centres de Bilans de Compétences (CBC)
• Ajout d’une flopée d’exemples de preuves

Indicateur 31 : le prestataire met en oeuvre des modalités de traitements des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimeés par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestations

• Ajout de preuves
• Un glossaire enrichi avec des définitions d’un “aléa”, d’une “difficulté” et d’une “réclamation” (qui ne doit pas être considérée comme une simple appréciation négative, mais l’injonction de faire respecter un droit)

Indicateur 32 : le prestataire met en oeuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations

• Ajout d’éléments de preuves

La version 8 du guide de lecture était très attendue par les acteurs de la formation professionnelle. On espère que ce décryptage vous aidera à préparer vos prochains audits !

Edko est un logiciel de feedback innovant spécialisé dans le secteur de l’éducation. Nos experts vous accompagnent sur la création, la diffusion, la récolte et l’analyse de vos questionnaires et sur l’ensemble votre processus de gestion qualité.